Cómo hacer un presupuesto de vídeo que el cliente apruebe

Para qué sirve un presupuesto y cuándo enviarlo

Una estimación es lo que doy por teléfono cuando un cliente me pregunta cuánto cuesta una pieza de marca de dos minutos y yo solo tengo tres datos. Un presupuesto es lo que envío cuando el alcance ya está cerrado: entregables fijos, jornadas de rodaje fijas, condiciones fijas y una validez determinada. La factura llega después y debería coincidir partida por partida con el presupuesto, salvo que algo haya cambiado por escrito.

El error es mandar un presupuesto cuando solo tienes información para una estimación. Si el briefing dice «un vídeo sobre nuestra nueva fábrica, quizá algo de dron», eso no es un alcance. O haces las cuatro preguntas que te permiten acotarlo, o mandas una horquilla con los supuestos escritos y la llamas estimación.

La diferencia práctica se nota cuando algo se tuerce. Un presupuesto con los supuestos bien escritos es el documento al que señalas en la semana seis, cuando el cliente pide una tercera ronda de cambios y una versión en español. Sin él, discutes de memoria.

¿Cuánto detalle debe mostrar un presupuesto de vídeo?

Trabajo con dos capas. La página uno es el resumen que lee quien decide: entregables, tres totales por fase, honorarios de producción, imprevistos, total sin IVA y condiciones de pago. Las páginas dos y tres son las partidas para quien tiene que defender el gasto internamente.

Ese reparto me resolvió una discusión que tenía conmigo mismo. Si le enseñas todas las partidas a un director de marketing, acaba optimizándote el gaffer. Si le enseñas un único número, el departamento de compras da por hecho que has inflado la cifra. Dales las dos cosas, en ese orden, y la conversación se queda en el alcance.

Hay algo que no enseño nunca: mis precios de compra al lado de mis precios de venta. El recargo vive dentro de las partidas de equipo técnico y material, o en unos honorarios de producción declarados, nunca en una columna que ponga «margen».

Los bloques que incluyo en todo presupuesto listo para cliente

Cabecera. Tu empresa, la del cliente, el nombre del proyecto, un número de presupuesto, la fecha de emisión y la fecha de validez. Los números de presupuesto suenan a burocracia hasta que vas por la versión cuatro con una agencia y nadie sabe qué PDF aprobó el departamento financiero.

Alcance en frases claras. Dos o tres líneas que describan el trabajo: «Dos jornadas de rodaje en la planta de Łódź, entrevistas a cuatro empleados más B-roll de la línea de producción, una pieza principal y tres cortes para redes». Si el cliente no reconoce su propio proyecto en ese párrafo, la cifra de debajo no significa nada.

Entregables, con especificaciones. Duración, relación de aspecto, formato, idioma, archivos de subtítulos. Esta es la mayor fuente de cambios de alcance tardíos, así que lo detallo en una tabla:

Costes por fases. Preproducción, producción y posproducción. Los clientes piensan en fases, no en departamentos, y los subtotales por fase dejan a la vista dónde está su dinero.

Honorarios e imprevistos. Cada uno en su propia partida y bien etiquetado.

Supuestos. Todo lo que has presupuestado y todavía no es seguro. Jornadas de rodaje consecutivas. Acceso a la planta desde las 07:00. Personal del cliente delante de cámara en lugar de actores pagados. Recursos de marca entregados en vectorial antes de una fecha concreta.

Exclusiones. Más corta que la lista de supuestos y más útil. Adaptaciones para medios de pago, idiomas adicionales, locutores, permisos de dron, horas extra por encima de una jornada de diez horas, desplazamientos fuera de la zona indicada.

Condiciones. Calendario de pagos, rondas de cambios incluidas, licencia de uso y plazo, condiciones de cancelación, validez. Y después un bloque de firma, porque la aprobación por correo funciona de maravilla hasta que la persona que respondió se va de la empresa.

Un ejemplo de presupuesto de vídeo con los números

Se trata de una pieza corporativa de dos jornadas de rodaje, en la zona de Varsovia, con tarifas ilustrativas en euros. Tu mercado será distinto, pero la estructura se mantiene.

Preproducción

Producción (2 jornadas de rodaje)

Posproducción

Totales

La página uno del PDF muestra las cinco líneas de esa última tabla más la tabla de entregables. Las tres tablas por departamento van detrás. El cliente aprueba una estructura que entiende y, si vuelve pidiendo quitar una jornada de rodaje, en dos minutos le digo qué se cae: unos 4.500 € de equipo técnico, material y catering, más un montaje más ajustado porque hay menos metraje.

Guardo las tarifas de equipo técnico y material por divisa en Vidaset, así cada presupuesto nuevo arranca con los números reales del mes pasado y no con lo que yo recuerde haber pagado. Antes tenía seis versiones de la misma hoja de cálculo y ni idea de cuál llevaba las tarifas de maquinaria actualizadas.

Dónde van los honorarios de producción y los imprevistos

En publicidad y en cualquier trabajo que pase por una agencia, muestro los honorarios como partida aparte, normalmente entre el 10 % y el 20 % de los costes directos según lo que cueste de verdad producir el trabajo. Multilocalización, casting amplio, permisos complicados: la parte alta de la horquilla. Un rodaje de entrevistas de dos jornadas que ya sé sacar adelante: la parte baja.

Los imprevistos son otra cosa y los clientes los malinterpretan constantemente. No son colchón ni beneficio. Son la partida que cubre un día de lluvia, repetir una entrevista, un mensajero extra. Uso entre el 5 % y el 10 %, y dejo escrito en las condiciones que los imprevistos no gastados se descuentan de la factura final. Esa frase me ha conseguido más aprobaciones que ningún showreel.

Algún cliente te pedirá que quites los imprevistos. Quítalos y añade una línea a los supuestos diciendo que cualquier cambio en el plan de rodaje se presupuesta aparte antes de ejecutarlo. Una de las dos cosas tiene que existir.

¿Cómo presupuestar cuando el briefing está a medias?

Presupuesta la versión que puedes defender y pon precio a lo desconocido como opciones con nombre y apellidos. Un presupuesto con tres opcionales se lee como un trabajo bien pensado. Un presupuesto que da por hecha la versión cara sin decirlo se lee como caro.

Para el ejemplo de arriba, el bloque de opciones sería algo así:

• Tercera jornada de rodaje, con equipo técnico, material y catering: 4.500 €
• Dos actores pagados, media jornada, dos años de uso en online: 1.600 €
• Corte 9:16 adicional por encima de los tres presupuestados: 400 € cada uno
• Locución en inglés, locutor y grabación: 650 €
• Tercera ronda de cambios por encima de las dos incluidas: 400 € por jornada

Esa última partida hace mucho más de lo que parece. Poner precio a una ronda de cambios antes de que nadie la necesite convierte un correo tenso de la semana cinco en una línea normal de una orden de cambio.

Si tus trabajos se repiten, construye la estructura una vez y reutilízala. Yo partí de una versión reducida de estas plantillas gratuitas de presupuesto de vídeo, y las corporativas son las que más se parecen al ejemplo de arriba, subtotales por fase incluidos.

Errores habituales que retrasan la aprobación

Un único número, sin fases. El cliente no tiene más forma de negociar que pedirte descuento. Solución: tres subtotales por fase para que pueda recortar alcance en lugar de recortar tu margen.

Entregables descritos como «un vídeo y unos cortes para redes». Te van a pedir cinco cortes y un 4:5. Solución: la tabla de entregables, con las duraciones y las relaciones de aspecto detalladas.

Sin fecha de validez. Los presupuestos vuelven aprobados cuatro meses después con las tarifas de material de la temporada pasada. Solución: 30 días, indicados en la cabecera, con una línea que diga que a partir de ahí las tarifas se reconfirman.

Nada sobre usos. Los clientes corporativos dan por hecho derechos mundiales a perpetuidad porque nadie les ha dicho lo contrario, y luego la pieza aparece como anuncio de pago. Solución: indica medios, territorio y plazo, y pon precio a las ampliaciones en el bloque de opciones.

Enviar un presupuesto de un alcance sin confirmar. Solución: responde con las tres preguntas que bloquean el presupuesto, no con una petición de reunión. Los clientes contestan preguntas más rápido de lo que asisten a llamadas.

Tener el maestro en una hoja de cálculo que nadie versiona. Lo hice durante años y una vez le mandé a un cliente un total que llevaba dentro un 10 % desactualizado. Si te suena, la comparativa entre una herramienta de presupuestos y una hoja de cálculo merece cinco minutos antes de tu próximo mes cargado.

FAQ

¿Qué debe incluir un presupuesto de producción de vídeo?

Datos del cliente y del proyecto con número de presupuesto y fecha de validez, un párrafo de alcance en lenguaje claro, una lista de entregables especificada, costes agrupados en preproducción, producción y posproducción, honorarios de producción, imprevistos, supuestos y exclusiones, condiciones de pago, derechos de uso y un bloque de firma. Todo lo que pueda provocar una discusión en la semana seis va en los supuestos.

¿Cuál es la diferencia entre presupuesto y estimación?

Una estimación es una cifra orientativa que das antes de cerrar el alcance, muchas veces como horquilla. El presupuesto se emite cuando el cliente y tú habéis acordado entregables y calendario, y fija el precio sujeto a los supuestos escritos. Manda estimaciones pronto y a menudo; manda presupuestos solo cuando puedas nombrar las jornadas de rodaje.

¿Cuánto tiempo debe estar vigente un presupuesto de vídeo?

Yo uso 30 días y lo pongo en la cabecera. La disponibilidad del equipo técnico, el alquiler de material y las tasas de localización se mueven, y un presupuesto aprobado tres meses después es otro trabajo. Si el cliente necesita más margen, amplía la validez por escrito e indica qué partidas se reconfirmarán.

¿Conviene mostrar tarifas por hora o tarifas por jornada?

Por jornada, en todo lo que implique equipo técnico. Facturar por horas abre la conversación de cuánto tarda «de verdad» un etalonaje y no te protege en una jornada de rodaje que se va a once horas. Indica en tus condiciones la duración de una jornada estándar y pon precio a las horas extra como opción con nombre.

¿Cuántas rondas de cambios debe incluir un presupuesto?

Dos en la mayoría de trabajos corporativos y publicitarios: una sobre el primer montaje y otra sobre el casi final. Deja escrito qué significa una ronda: notas consolidadas del lado del cliente en un único documento, no comentarios que van llegando de cuatro personas a lo largo de una semana. Pon precio a la tercera ronda en el bloque de opciones para que nadie tenga que inventarse una cifra bajo presión.