Come scrivere un preventivo video che il cliente approva

A cosa serve un preventivo e quando mandarlo

Una stima è quello che dico al telefono quando un cliente chiede quanto costa un brand film da due minuti e io ho in mano tre informazioni. Un preventivo è quello che mando dopo che lo scope è concordato: consegne fisse, giornate di ripresa fisse, condizioni fisse, validità definita. La fattura arriva dopo e deve corrispondere al preventivo voce per voce, a meno che qualcosa non sia cambiato per iscritto.

L'errore è mandare un preventivo quando hai materiale solo per una stima. Se il brief dice «un video sulla nostra nuova fabbrica, magari un po' di drone», lì non c'è niente di definito. O fai le quattro domande che ti permettono di definirlo, oppure mandi una forbice con le ipotesi scritte nero su bianco e la chiami stima.

La differenza pratica si vede quando le cose vanno storte. Un preventivo con ipotesi chiare è il documento che tiri fuori alla sesta settimana, quando il cliente chiede un terzo giro di modifiche e una versione in spagnolo. Senza, stai discutendo a memoria.

Quanto dettaglio deve mostrare un preventivo video?

Lavoro su due livelli. La prima pagina è il riepilogo che legge chi decide: consegne, i tre totali di fase, fee, imprevisti, totale IVA esclusa, condizioni di pagamento. La seconda e la terza pagina sono le voci per chi dovrà difendere la spesa all'interno dell'azienda.

Questa separazione chiude un dubbio che mi sono portato dietro a lungo. Se mostri ogni singola voce a un direttore marketing, quello comincia a ottimizzarti il gaffer. Se mostri un numero solo, l'ufficio acquisti dà per scontato che tu l'abbia gonfiato. Dai a entrambi quello che serve, in quest'ordine, e la conversazione resta sullo scope.

C'è una cosa che non mostro mai: i miei prezzi di acquisto accanto a quelli di vendita. La maggiorazione vive dentro le voci di troupe e attrezzatura, oppure dentro una fee di produzione dichiarata, mai in una colonna intitolata «margine».

I blocchi che metto in ogni preventivo pronto per il cliente

Intestazione. La tua società, la società del cliente, il nome del progetto, un numero di preventivo, la data di emissione e la data di scadenza. I numeri di preventivo sembrano burocrazia finché non sei alla versione quattro con un'agenzia e nessuno sa quale PDF ha approvato l'amministrazione.

Lo scope in parole semplici. Due o tre righe che descrivono il lavoro: «Due giornate di ripresa nello stabilimento di Łódź, interviste a quattro dipendenti più B roll della linea di produzione, un film principale e tre cutdown social». Se il cliente non riconosce il proprio progetto in quel paragrafo, il numero sotto non vuol dire niente.

Consegne, nel dettaglio. Durata, rapporto d'aspetto, formato, lingua, file sottotitoli. È la prima causa di ampliamenti dello scope all'ultimo minuto, quindi le metto in tabella:

Costi per fase. Pre-produzione, produzione, post-produzione. I clienti ragionano per fasi, non per reparti, e i subtotali di fase rendono evidente dove finiscono i soldi.

Fee e imprevisti. Ognuno sulla sua riga, con l'etichetta chiara.

Ipotesi. Tutto quello su cui hai basato il prezzo e che non è ancora certo. Giornate di ripresa consecutive. Accesso al sito dalle 07:00. Dipendenti del cliente davanti alla macchina da presa, non attori pagati. Asset di brand forniti in vettoriale entro una data precisa.

Esclusioni. Più corte dell'elenco delle ipotesi e più utili. Adattamenti per media a pagamento, lingue aggiuntive, speaker, permessi drone, straordinari oltre le dieci ore, trasferte fuori dall'area indicata.

Condizioni. Piano di pagamento, giri di modifiche inclusi, licenza d'uso e durata, condizioni di cancellazione, validità. Poi uno spazio firma, perché l'approvazione via mail funziona benissimo finché la persona che ha risposto non lascia l'azienda.

Un esempio di preventivo video, con i conti

Film corporate su due giornate, area di Varsavia, tariffe indicative in euro. Il tuo mercato sarà diverso, ma la struttura regge.

Pre-produzione

Produzione (2 giornate di ripresa)

Post-produzione

Totali

La prima pagina del PDF mostra le cinque righe di quest'ultima tabella più la tabella delle consegne. Le tre tabelle di reparto stanno dietro. Il cliente approva una struttura che capisce, e se poi torna chiedendo di togliere una giornata di ripresa, in due minuti gli dico cosa esce: circa 4.500 € tra troupe, attrezzatura e catering, più un montaggio più stretto perché c'è meno materiale.

Tengo le tariffe di troupe e attrezzatura divise per valuta dentro Vidaset, così un preventivo nuovo parte dai numeri reali del mese scorso e non da quello che mi ricordo di aver pagato. Prima avevo sei versioni dello stesso foglio di calcolo e nessuna idea di quale avesse le tariffe grip aggiornate.

Dove si collocano fee di produzione e imprevisti

Sugli spot e su tutto quello che passa da un'agenzia metto la fee su una riga a parte, di solito tra il 10 e il 20% dei costi diretti a seconda di quanta produzione richiede davvero il lavoro. Multi location, casting pesante, permessi complicati: fascia alta. Due giornate di interviste che so già gestire a occhi chiusi: fascia bassa.

Gli imprevisti sono un'altra cosa e i clienti li fraintendono di continuo. Non sono un cuscinetto e non sono margine. Sono la riga che copre una giornata persa per il meteo, il rifacimento di un'intervista, un corriere in più. Uso dal 5 al 10%, e nelle condizioni scrivo che gli imprevisti non spesi vengono scalati dalla fattura finale. Quella frase mi ha fatto approvare più preventivi di qualsiasi showreel.

Qualche cliente ti chiederà di togliere gli imprevisti. Toglili e aggiungi una riga nelle ipotesi: ogni modifica al piano di ripresa viene preventivata a parte prima di essere eseguita. Uno dei due deve esserci.

Come si fa un preventivo quando il brief è a metà?

Preventiva la versione che puoi difendere e quota le incognite come opzioni, ognuna con un nome. Un preventivo con tre opzioni aggiuntive sembra fatto bene. Un preventivo che dà per scontata la versione costosa, senza dirlo, sembra solo caro.

Per l'esempio qui sopra, il blocco opzioni sarebbe più o meno così:

• Terza giornata di ripresa, inclusi troupe, attrezzatura e catering: 4.500 €
• Due attori pagati, mezza giornata, utilizzo online due anni: 1.600 €
• Cutdown 9:16 aggiuntivo oltre i tre preventivati: 400 € cadauno
• Voce fuori campo in inglese, speaker e registrazione: 650 €
• Terzo giro di modifiche oltre i due inclusi: 400 € al giorno

L'ultima voce lavora in silenzio. Dare un prezzo a un giro di modifiche prima che serva a qualcuno trasforma una mail tesa alla quinta settimana in una riga qualsiasi su un ordine di variazione.

Se i tuoi lavori si somigliano, costruisci la struttura una volta e riusala. Io sono partito da una versione essenziale di questi template gratuiti per budget video, e quelli corporate sono i più vicini all'esempio qui sopra, subtotali di fase compresi.

Gli errori che fanno slittare l'approvazione

Un numero solo, nessuna fase. Al cliente non resta altro modo di negoziare che chiedere uno sconto. Rimedio: tre subtotali di fase, così taglia scope invece di tagliarti il margine.

Consegne descritte come «un video più i montaggi social». Ti chiederanno cinque cutdown e un 4:5. Rimedio: la tabella delle consegne, con durate e rapporti indicati uno per uno.

Nessuna data di scadenza. I preventivi tornano approvati quattro mesi dopo, con le tariffe attrezzatura della stagione precedente. Rimedio: 30 giorni, scritti in intestazione, con una riga che dice che dopo quella data le tariffe vengono riconfermate.

Niente sull'utilizzo. I clienti corporate danno per scontati diritti perpetui mondiali perché nessuno ha detto loro il contrario, e poi il film spunta come pubblicità a pagamento. Rimedio: indica mezzi, territorio e durata, e quota le estensioni nel blocco opzioni.

Mandare un preventivo su uno scope che non hai confermato. Rimedio: rispondi con le tre domande che ti permettono di chiudere il preventivo, non con una richiesta di riunione. I clienti rispondono alle domande più in fretta di quanto partecipino alle call.

Tenere il file master in un foglio di calcolo di cui nessuno gestisce le versioni. L'ho fatto per anni e una volta ho mandato a un cliente un totale con dentro un 10% vecchio. Se ti suona familiare, il confronto tra uno strumento di budgeting e un foglio di calcolo vale cinque minuti prima del prossimo mese pieno.

FAQ

Cosa deve contenere un preventivo di produzione video?

Dati del cliente e del progetto con numero di preventivo e data di scadenza, un paragrafo di scope in italiano comprensibile, un elenco di consegne specificate, i costi raggruppati in pre-produzione, produzione e post-produzione, una fee di produzione, gli imprevisti, ipotesi ed esclusioni, condizioni di pagamento, diritti di utilizzo e spazio firma. Tutto ciò che alla sesta settimana potrebbe generare una discussione va nelle ipotesi.

Che differenza c'è tra preventivo e stima?

Una stima è un numero indicativo dato prima che lo scope sia chiuso, spesso sotto forma di forbice. Il preventivo si emette dopo che tu e il cliente avete concordato consegne e calendario, e fissa il prezzo nei limiti delle ipotesi messe per iscritto. Manda stime presto e spesso; manda preventivi solo quando puoi indicare le giornate di ripresa.

Quanto deve restare valido un preventivo video?

Io uso 30 giorni e lo scrivo in intestazione. Disponibilità della troupe, noleggio dell'attrezzatura e fee location cambiano, e un preventivo approvato tre mesi dopo è un altro lavoro. Se il cliente ha bisogno di più tempo, estendi la validità per iscritto e indica quali voci verranno riconfermate.

Meglio indicare tariffe orarie o giornaliere?

Tariffe giornaliere, per qualsiasi cosa che coinvolga una troupe. La fatturazione a ore apre la discussione su quanto ci vuole «davvero» per un color grading e non ti protegge su una giornata di ripresa che arriva a undici ore. Scrivi nelle condizioni la durata di una giornata standard e metti gli straordinari come opzione a prezzo.

Quanti giri di modifiche vanno inclusi?

Due, sulla maggior parte dei lavori corporate e pubblicitari: uno sul primo montaggio, uno sul quasi definitivo. Metti nero su bianco cosa significa «giro»: note consolidate dal lato cliente, consegnate in un unico documento, non note che arrivano alla spicciolata da quattro persone nell'arco di una settimana. Il terzo giro mettilo a prezzo nel blocco opzioni, così nessuno deve inventarsi una cifra sotto pressione.