Angebot für Videoproduktion schreiben, das Kunden freigeben

Wofür ein Angebot da ist und wann es rausgeht

Eine Schätzung ist das, was ich am Telefon sage, wenn ein Kunde fragt, was ein zweiminütiger Imagefilm kostet, und ich genau drei Fakten habe. Ein Angebot ist das, was ich schicke, nachdem der Leistungsumfang steht: fixer Lieferumfang, fixe Drehtage, fixe Konditionen, gültig für einen festgelegten Zeitraum. Die Rechnung kommt später und sollte Position für Position zum Angebot passen, sofern sich nichts schriftlich geändert hat.

Der Fehler ist, ein Angebot zu schicken, wenn man nur Material für eine Schätzung hat. Wenn im Briefing steht „ein Video über unser neues Werk, vielleicht was mit Drohne“, dann ist nichts geklärt. Entweder stellen Sie die vier Fragen, die den Umfang festzurren, oder Sie schicken eine Spanne mit ausgeschriebenen Annahmen und nennen das Ganze Schätzung.

Der praktische Unterschied zeigt sich, wenn es schiefgeht. Ein Angebot mit sauberen Annahmen ist das Dokument, auf das Sie in Woche sechs zeigen, wenn der Kunde eine dritte Korrekturrunde und eine spanische Fassung möchte. Ohne das argumentieren Sie aus dem Gedächtnis.

Wie detailliert sollte ein Angebot für eine Videoproduktion sein?

Ich arbeite mit zwei Ebenen. Seite eins ist die Zusammenfassung, die der Entscheider liest: Lieferumfang, drei Phasensummen, Handlungsunkosten (HU), Unvorhergesehenes, Gesamtsumme netto, Zahlungsbedingungen. Seite zwei und drei enthalten die Positionen für die Person, die das Budget intern verteidigen muss.

Diese Trennung beendet einen Streit, den ich lange mit mir selbst hatte. Zeigen Sie einer Marketingleiterin jede Position, fängt sie an, Ihren Gaffer zu optimieren. Zeigen Sie eine einzige Zahl, geht der Einkauf davon aus, dass Sie aufgeschlagen haben. Geben Sie beides in dieser Reihenfolge, bleibt das Gespräch beim Umfang.

Eines zeige ich nie: meine Einkaufspreise neben meinen Verkaufspreisen. Der Aufschlag steckt in den Team- und Technikpositionen oder in ausgewiesenen Handlungsunkosten, niemals in einer Spalte mit der Überschrift „Marge“.

Die Bausteine, die in jedem kundenfertigen Angebot stehen

Kopfzeile. Ihre Firma, die Firma des Kunden, der Projektname, eine Angebotsnummer, das Ausstellungsdatum und das Gültigkeitsdatum. Angebotsnummern klingen nach Verwaltung, bis Sie mit einer Agentur bei Version vier sind und niemand weiß, welches PDF die Buchhaltung freigegeben hat.

Leistungsumfang in ganzen Sätzen. Zwei, drei Zeilen, die den Job beschreiben: „Zwei Drehtage am Standort Łódź, Interviews mit vier Mitarbeitenden plus B-Roll der Fertigungslinie, ein Hauptfilm und drei Social-Cutdowns.“ Wenn der Kunde sein eigenes Projekt in diesem Absatz nicht wiedererkennt, ist die Zahl darunter wertlos.

Lieferumfang, spezifiziert. Laufzeit, Seitenverhältnis, Format, Sprache, Untertiteldateien. Das ist die größte Quelle für nachträgliche Umfangserweiterungen, deshalb schreibe ich es als Tabelle aus:

Kosten nach Phasen. Vorproduktion, Produktion, Postproduktion. Kunden denken in Phasen, nicht in Gewerken, und Phasensummen machen sofort sichtbar, wo ihr Geld liegt.

Handlungsunkosten und Unvorhergesehenes. Als eigene Positionen, klar benannt.

Annahmen. Alles, womit Sie kalkuliert haben, was aber noch nicht sicher ist. Zusammenhängende Drehtage. Zugang zum Gelände ab 07:00 Uhr. Mitarbeitende des Kunden vor der Kamera statt bezahlter Darsteller. Markenassets als Vektoren bis zu einem genannten Datum.

Ausschlüsse. Kürzer als die Annahmenliste und nützlicher. Adaptionen für Paid Media, weitere Sprachen, Sprecher, Drohnengenehmigungen, Überstunden über einen Zehnstundentag hinaus, Reisen außerhalb der genannten Region.

Konditionen. Zahlungsplan, enthaltene Korrekturrunden, Nutzungsrechte und Laufzeit, Stornobedingungen, Gültigkeit. Dann ein Unterschriftenfeld, denn die Freigabe per E-Mail-Antwort funktioniert genau so lange, bis die Person, die geantwortet hat, das Unternehmen verlässt.

Ein Angebotsbeispiel mit der kompletten Rechnung

Zweitägiger Corporate-Film, Raum Warschau, illustrative Sätze in Euro. Ihr Markt sieht anders aus, die Form bleibt.

Vorproduktion

Produktion (2 Drehtage)

Postproduktion

Summen

Seite eins des PDFs zeigt die fünf Zeilen aus der letzten Tabelle plus die Lieferumfangstabelle. Die drei Gewerketabellen kommen dahinter. Der Kunde gibt eine Form frei, die er versteht, und wenn er zurückkommt und einen Drehtag streichen will, kann ich ihm in zwei Minuten sagen, was wegfällt: rund 4.500 € Team, Technik und Catering, dazu ein knapperer Schnitt, weil weniger Material da ist.

Gagen und Technikpreise pflege ich pro Währung in Vidaset, damit ein neues Angebot von den tatsächlichen Zahlen des letzten Monats ausgeht und nicht von dem, was ich zu zahlen glaube. Davor hatte ich sechs Versionen derselben Tabelle und keine Ahnung, in welcher die aktuellen Grip-Sätze standen.

Wo Handlungsunkosten und Unvorhergesehenes hingehören

Bei Werbung und allem, was über eine Agentur läuft, weise ich die HU als eigene Position aus, meist 10 bis 20 % der direkten Kosten, je nachdem, wie viel Produktionsaufwand der Job wirklich erfordert. Mehrere Locations, aufwendiges Casting, schwierige Genehmigungen: oberes Ende. Ein zweitägiger Interviewdreh, den ich im Schlaf abwickle: unteres Ende.

Unvorhergesehenes ist etwas anderes, und Kunden lesen es ständig falsch. Es ist kein Polster und kein Gewinn. Es ist die Position, die einen Wettertag, den Nachdreh eines Interviews oder einen zusätzlichen Kurier abdeckt. Ich rechne mit 5 bis 10 % und schreibe in die Konditionen, dass nicht verbrauchtes Unvorhergesehenes von der Schlussrechnung abgezogen wird. Dieser eine Satz hat mir mehr Freigaben gebracht als jedes Showreel.

Manche Kunden bitten Sie, die Position zu streichen. Streichen Sie sie und ergänzen Sie in den Annahmen eine Zeile, dass jede Änderung am Drehplan vorher separat angeboten wird. Eines von beidem muss existieren.

Wie kalkuliert man, wenn das Briefing halbfertig ist?

Bieten Sie die Fassung an, die Sie verteidigen können, und preisen Sie die Unbekannten als benannte Optionen. Ein Angebot mit drei optionalen Zusätzen wirkt gründlich. Ein Angebot, das stillschweigend die teure Variante unterstellt, wirkt teuer.

Für das Beispiel oben könnte der Optionsblock so aussehen:

• Dritter Drehtag inklusive Team, Technik und Catering: 4.500 €
• Zwei bezahlte Darsteller, halber Tag, zwei Jahre Online-Nutzung: 1.600 €
• Zusätzlicher 9:16-Cutdown über die drei angebotenen hinaus: je 400 €
• Englischer Voiceover, Sprecher und Aufnahme: 650 €
• Dritte Korrekturrunde über die zwei enthaltenen hinaus: 400 € pro Tag

Die letzte Zeile leistet unauffällig die meiste Arbeit. Wer den Preis einer Korrekturrunde benennt, bevor sie jemand braucht, macht aus einer angespannten Mail in Woche fünf eine gewöhnliche Position auf einem Nachtrag.

Wenn sich Ihre Jobs wiederholen, bauen Sie die Struktur einmal und nutzen Sie sie wieder. Ich bin von einer abgespeckten Fassung dieser kostenlosen Kalkulationsvorlagen ausgegangen, und die Corporate-Varianten kommen dem Beispiel oben am nächsten, Phasensummen inklusive.

Typische Fehler, die die Freigabe verzögern

Eine Zahl, keine Phasen. Dem Kunden bleibt als einzige Verhandlungsoption, einen Rabatt zu fordern. Lösung: drei Phasensummen, damit er Umfang kürzen kann statt Ihrer Marge.

Lieferumfang als „ein Video plus Social-Schnitte“. Man wird Sie nach fünf Cutdowns und einem 4:5 fragen. Lösung: die Lieferumfangstabelle, mit gezählten Laufzeiten und Formaten.

Kein Gültigkeitsdatum. Freigegebene Angebote kommen vier Monate später zurück, kalkuliert mit den Technikpreisen der letzten Saison. Lösung: 30 Tage, in der Kopfzeile genannt, plus ein Hinweis, dass die Preise danach neu bestätigt werden.

Nichts zur Nutzung. Corporate-Kunden gehen von weltweiten, zeitlich unbegrenzten Rechten aus, weil ihnen niemand etwas anderes gesagt hat, und dann taucht der Film als bezahlte Anzeige auf. Lösung: Medien, Territorium und Laufzeit nennen und Erweiterungen im Optionsblock bepreisen.

Ein Angebot für einen Umfang schicken, den Sie nicht bestätigt haben. Lösung: Antworten Sie mit den drei Fragen, die das Angebot blockieren, nicht mit einer Terminanfrage. Kunden beantworten Fragen schneller, als sie Termine wahrnehmen.

Die Masterdatei in einer Tabelle führen, die niemand versioniert. Das habe ich jahrelang gemacht und einem Kunden einmal eine Summe geschickt, in der noch ein alter 10-%-Wert steckte. Falls Ihnen das bekannt vorkommt: Der Vergleich zwischen Kalkulationstool und Tabelle ist vor dem nächsten vollen Auftragsmonat fünf Minuten wert.

FAQ

Was gehört in ein Angebot für eine Videoproduktion?

Kunden- und Projektdaten mit Angebotsnummer und Gültigkeitsdatum, ein Absatz zum Leistungsumfang in Klartext, eine spezifizierte Liste des Lieferumfangs, Kosten gruppiert nach Vorproduktion, Produktion und Postproduktion, Handlungsunkosten, Unvorhergesehenes, Annahmen und Ausschlüsse, Zahlungsbedingungen, Nutzungsrechte und ein Unterschriftenfeld. Alles, was in Woche sechs Streit auslösen würde, gehört in die Annahmen.

Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Schätzung?

Eine Schätzung ist ein Richtwert, der vor der Klärung des Umfangs genannt wird, oft als Spanne. Ein Angebot entsteht, nachdem Sie und der Kunde sich auf Lieferumfang und Zeitplan geeinigt haben, und es fixiert den Preis unter den schriftlichen Annahmen. Schätzungen können Sie früh und oft geben; Angebote erst, wenn Sie die Drehtage benennen können.

Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?

Ich arbeite mit 30 Tagen und schreibe das in die Kopfzeile. Verfügbarkeiten im Team, Technikmieten und Locationgebühren ändern sich, und ein drei Monate später freigegebenes Angebot ist ein anderer Job. Braucht ein Kunde länger, verlängern Sie die Gültigkeit schriftlich und halten fest, welche Positionen neu bestätigt werden.

Stunden- oder Tagessätze im Angebot?

Tagessätze, sobald ein Team beteiligt ist. Stundenabrechnung lädt zur Diskussion ein, wie lange ein Grading „wirklich“ dauert, und schützt Sie an einem Drehtag mit elf Stunden überhaupt nicht. Definieren Sie die Länge eines Standardtages in den Konditionen und bepreisen Sie Überstunden als benannte Option.

Wie viele Korrekturrunden sollte ein Angebot enthalten?

Bei Corporate- und Werbeprojekten meist zwei: eine auf den ersten Schnitt, eine auf die Fast-Endfassung. Schreiben Sie auf, was eine Runde bedeutet: gebündelte Anmerkungen von Kundenseite in einem Dokument, nicht Notizen, die eine Woche lang von vier Personen eintröpfeln. Die dritte Runde gehört in den Optionsblock, damit niemand unter Druck eine Zahl erfinden muss.