Jak napisać wycenę produkcji wideo, którą klient zatwierdzi

Po co jest wycena i kiedy ją wysyłać

Szacunek to kwota, którą podaję przez telefon, kiedy klient pyta, ile kosztuje dwuminutowy film wizerunkowy, a ja mam do dyspozycji trzy fakty. Wycena to dokument, który wysyłam po ustaleniu zakresu: konkretne materiały końcowe, konkretne dni zdjęciowe, konkretne warunki, ważne przez określony czas. Faktura przychodzi później i powinna się zgadzać z wyceną pozycja po pozycji, chyba że coś się zmieniło na piśmie.

Błąd polega na wysyłaniu wyceny wtedy, gdy materiału starczy najwyżej na szacunek. Jeśli brief brzmi „film o naszej nowej fabryce, może jakiś dron”, to nie jest zakres. Albo zadaj cztery pytania, które pozwolą ci ten zakres domknąć, albo wyślij widełki z rozpisanymi założeniami i nazwij to szacunkiem.

Różnica robi się praktyczna, kiedy coś idzie nie tak. Wycena z czystymi założeniami to dokument, na który wskazujesz palcem w szóstym tygodniu, gdy klient prosi o trzecią rundę poprawek i wersję hiszpańską. Bez niej spierasz się z pamięci.

Ile szczegółów powinna pokazywać wycena produkcji wideo?

Pracuję na dwóch warstwach. Strona pierwsza to podsumowanie dla decydenta: materiały końcowe, trzy sumy etapów, obsługa produkcji, rezerwa, suma netto, warunki płatności. Strony druga i trzecia to pozycje dla osoby, która musi obronić ten wydatek wewnątrz firmy.

Ten podział rozstrzygnął spór, który kiedyś toczyłem sam ze sobą. Pokaż każdą pozycję dyrektorowi marketingu, a zacznie ci optymalizować gaffera. Pokaż jedną liczbę, a zakupy założą, że jest napompowana. Daj im jedno i drugie, w tej kolejności, a rozmowa zostanie przy zakresie.

Jednej rzeczy nie pokazuję nigdy: stawek zakupowych obok sprzedażowych. Narzut siedzi w pozycjach ekipy i sprzętu albo w wykazanym koszcie obsługi produkcji, nigdy w kolumnie zatytułowanej „marża”.

Bloki, które wrzucam do każdej wyceny dla klienta

Nagłówek. Twoja firma, firma klienta, nazwa projektu, numer wyceny, data wystawienia i data ważności. Numery wycen brzmią jak biurokracja do chwili, w której ustalasz z agencją czwartą wersję i nikt nie wie, który PDF zatwierdziła księgowość.

Zakres zwykłymi zdaniami. Dwie, trzy linijki opisujące robotę: „Dwa dni zdjęciowe w zakładzie w Łodzi, wywiady z czworgiem pracowników plus B-roll linii produkcyjnej, jeden film główny i trzy skróty na social media”. Jeśli klient nie rozpozna w tym akapicie własnego projektu, kwota pod spodem nic nie znaczy.

Materiały końcowe, rozpisane. Długość, proporcje, format, język, pliki z napisami. To największe źródło późniejszego rozrastania się zakresu, więc rozpisuję to w tabeli:

Koszty w podziale na etapy. Preprodukcja, produkcja, postprodukcja. Klienci myślą etapami, nie działami, a sumy etapów od razu pokazują, gdzie leżą ich pieniądze.

Obsługa produkcji i rezerwa. Jako osobne pozycje, wyraźnie podpisane.

Założenia. Wszystko, na czym oparłeś wycenę, a co nie jest jeszcze pewne. Dni zdjęciowe pod rząd. Dostęp do obiektu od 07:00. Przed kamerą pracownicy klienta, a nie płatni aktorzy. Materiały brandingowe dostarczone w wektorach do konkretnej daty.

Wyłączenia. Krótsza lista niż założenia i bardziej przydatna. Adaptacje pod media płatne, dodatkowe wersje językowe, lektor, zezwolenia na drona, nadgodziny powyżej dziesięciogodzinnego dnia, dojazdy poza wskazany region.

Warunki. Harmonogram płatności, liczba rund poprawek w cenie, licencja i okres wykorzystania, warunki odwołania, ważność wyceny. Na koniec miejsce na podpis, bo akceptacja mailem działa świetnie do chwili, w której osoba, która odpisała, odchodzi z firmy.

Przykład wyceny wideo razem z arytmetyką

Dwudniowy film korporacyjny, okolice Warszawy, stawki poglądowe w euro. Twój rynek będzie wyglądał inaczej, ale kształt zostaje ten sam.

Preprodukcja

Produkcja (2 dni zdjęciowe)

Postprodukcja

Podsumowanie

Na pierwszej stronie PDF-a jest tych pięć linijek z ostatniej tabeli plus tabela materiałów końcowych. Trzy tabele etapów idą zaraz za nimi. Klient akceptuje kształt, który rozumie, a jeśli wróci z pytaniem o rezygnację z jednego dnia zdjęciowego, w dwie minuty mówię mu, co z tego wypada: mniej więcej 4 500 € ekipy, sprzętu i cateringu plus krótszy montaż, bo materiału jest mniej.

Stawki ekipy i sprzętu trzymam w podziale na waluty w Vidaset, żeby nowa wycena zaczynała się od realnych liczb z zeszłego miesiąca, a nie od tego, co pamiętam, że komuś zapłaciłem. Wcześniej miałem sześć wersji tego samego arkusza i zero pewności, w której są aktualne stawki gripa.

Gdzie siedzi obsługa produkcji, a gdzie rezerwa

Przy reklamach i wszystkim, co idzie przez agencję, pokazuję obsługę produkcji jako osobną pozycję, zwykle 10 do 20% kosztów bezpośrednich, zależnie od tego, ile realnego producenckiego wysiłku ta robota wymaga. Kilka lokacji, duży casting, trudne pozwolenia: górna granica. Dwudniowe zdjęcia z wywiadami, które umiem poprowadzić z zamkniętymi oczami: dolna.

Z rezerwą jest inaczej i klienci notorycznie rozumieją ją opacznie. To nie jest poduszka i nie jest zysk. To pozycja, która pokrywa dzień stracony przez pogodę, dokrętkę jednego wywiadu, dodatkowego kuriera. Stosuję 5 do 10% i piszę w warunkach, że niewykorzystana rezerwa jest odliczana od faktury końcowej. To jedno zdanie załatwiło mi więcej akceptacji niż jakikolwiek showreel.

Część klientów poprosi cię o usunięcie rezerwy. Usuń ją i dopisz do założeń, że każda zmiana w harmonogramie zdjęciowym jest wyceniana osobno, zanim do niej dojdzie. Jedno z dwojga musi istnieć.

Jak wyceniać, kiedy brief jest zrobiony w połowie?

Wyceń wersję, której jesteś w stanie bronić, a niewiadome wystaw jako nazwane opcje. Wycena z trzema opcjami dodatkowymi wygląda na rzetelną. Taka, która po cichu zakłada wariant drogi, wygląda po prostu na drogą.

W powyższym przykładzie blok opcji wyglądałby mniej więcej tak:

• Trzeci dzień zdjęciowy, z ekipą, sprzętem i cateringiem: 4 500 €
• Dwoje płatnych aktorów, pół dnia, dwuletnie użycie online: 1 600 €
• Dodatkowy skrót 9:16 ponad trzy wycenione: 400 € za sztukę
• Lektor angielski, honorarium i nagranie: 650 €
• Trzecia runda poprawek ponad dwie w cenie: 400 € za dzień

Najwięcej daje ta ostatnia pozycja. Nazwanie ceny rundy poprawek, zanim ktokolwiek jej potrzebuje, zamienia nerwowego maila w piątym tygodniu w zwykłą linijkę na zleceniu zmiany.

Jeśli twoje projekty się powtarzają, zbuduj strukturę raz i używaj jej wielokrotnie. Ja zacząłem od okrojonej wersji tych darmowych szablonów kosztorysów wideo, a te korporacyjne są najbliżej przykładu powyżej, razem z sumami etapów.

Typowe błędy, które opóźniają akceptację

Jedna liczba, żadnych etapów. Klient nie ma jak negocjować inaczej niż prosząc o rabat. Naprawa: trzy sumy etapów, żeby mógł ciąć zakres zamiast twojej marży.

Materiały końcowe opisane jako „film plus montaże na social media”. Dostaniesz prośbę o pięć skrótów i jeszcze format 4:5. Naprawa: tabela materiałów końcowych, z policzonymi długościami i proporcjami.

Brak daty ważności. Wyceny wracają zaakceptowane cztery miesiące później, ze stawkami sprzętu z zeszłego sezonu. Naprawa: 30 dni, zapisane w nagłówku, plus zdanie, że po tym terminie stawki są potwierdzane na nowo.

Ani słowa o polach eksploatacji. Klienci korporacyjni zakładają wieczyste prawa na cały świat, bo nikt im nie powiedział inaczej, a potem film ląduje jako płatna reklama. Naprawa: wypisz media, terytorium i okres, a rozszerzenia wyceń w bloku opcji.

Wysyłanie wyceny na niepotwierdzony zakres. Naprawa: odpisz trzema pytaniami, które blokują wycenę, a nie zaproszeniem na spotkanie. Klienci odpowiadają na pytania szybciej, niż pojawiają się na callach.

Trzymanie wersji głównej w arkuszu, którego nikt nie wersjonuje. Robiłem tak latami i raz wysłałem klientowi sumę z nieaktualnymi 10% w środku. Jeśli brzmi to znajomo, porównanie narzędzia do kosztorysów z arkuszem jest warte pięciu minut przed twoim kolejnym gorącym miesiącem.

FAQ

Co powinna zawierać wycena produkcji wideo?

Dane klienta i projektu z numerem wyceny i datą ważności, akapit z zakresem napisany normalnym językiem, rozpisaną listę materiałów końcowych, koszty pogrupowane w preprodukcję, produkcję i postprodukcję, koszt obsługi produkcji, rezerwę, założenia i wyłączenia, warunki płatności, prawa do wykorzystania i miejsce na podpis. Wszystko, o co można się pokłócić w szóstym tygodniu, ma być w założeniach.

Czym się różni wycena produkcji wideo od szacunku?

Szacunek to kwota orientacyjna podawana, zanim zakres jest ustalony, często w widełkach. Wycenę wystawiasz po tym, jak ty i klient uzgodnicie materiały końcowe i harmonogram, i ona ustala cenę przy spisanych założeniach. Szacunki wysyłaj wcześnie i często, wyceny tylko wtedy, gdy potrafisz nazwać dni zdjęciowe.

Jak długo powinna być ważna wycena produkcji wideo?

Stosuję 30 dni i wpisuję to w nagłówek. Dostępność ekipy, wynajem sprzętu i opłaty za lokacje się zmieniają, a wycena zaakceptowana trzy miesiące później to już inna robota. Jeśli klient potrzebuje więcej czasu, przedłuż ważność na piśmie i zaznacz, które pozycje będą potwierdzane ponownie.

Pokazywać w wycenie stawki godzinowe czy dzienne?

Dzienne, przy wszystkim, gdzie pracuje ekipa. Rozliczenie godzinowe otwiera dyskusję, ile „naprawdę” trwa korekcja barwna, i nie chroni cię na dniu zdjęciowym, który rozciąga się do jedenastu godzin. Wpisz w warunki długość standardowego dnia, a nadgodziny wyceń jako nazwaną opcję.

Ile rund poprawek powinna obejmować wycena?

Dwie przy większości robót korporacyjnych i reklamowych: jedna na pierwszej wersji montażu, jedna na wersji prawie finalnej. Zapisz, co znaczy runda: zebrane uwagi od strony klienta dostarczone w jednym dokumencie, a nie uwagi spływające od czterech osób przez tydzień. Trzecią rundę wyceń w bloku opcji, żeby nikt nie musiał wymyślać kwoty pod presją.