Cómo presupuestar el equipo en preparación y rodaje

Por qué la preparación desaparece de los presupuestos

Las jornadas de rodaje son fáciles de contar. El cliente aprueba dos días, multiplicas trece personas por dos jornadas y ya tienes un número. La prep es más difícil porque se reparte de forma desigual: el director de arte arranca ocho días antes, el gaffer ve la localización media mañana, el jefe de producción lleva una semana trabajando antes de que nadie más reciba una llamada.

Esa irregularidad es justo lo que hace que se caiga del presupuesto. Nadie decide a conciencia asumir veinte jornadas pagadas de trabajo. Simplemente nunca llegan a escribirse en una partida.

Luego entra el trabajo, el director de arte factura cuatro días de construcción y compras, y ese dinero sale de tu margen. La solución es mecánica. Cada puesto de la lista de equipo lleva su cifra de preparación, aunque esa cifra sea cero.

Qué cuenta como jornada de preparación

Una jornada de preparación es cualquier día que un miembro del equipo trabaja antes de la primera jornada de rodaje, se facture o no. En la práctica es una lista corta de cosas reconocibles:

• Localización y localización técnica, normalmente con director, director de fotografía, gaffer y 1st AD juntos
• Preparación de material en la casa de alquiler, sobre todo cámara e iluminación
• Sesiones de casting y pruebas de vestuario
• Construcción de decorado, compras, devolución de atrezo
• Planificación, desgloses, permisos, órdenes de rodaje y la reunión de preproducción
• Pruebas de maquillaje y peluquería, pruebas de cámara, trabajo de LUT

No todo esto se paga a la misma tarifa, y hay puestos cuya «preparación» es en realidad trabajo de producción disfrazado. Un director de arte que se pasa cuatro días buscando mobiliario no está haciendo una versión reducida de su trabajo. Eso es el trabajo.

Tarifa de preparación: ¿completa, media o a tanto alzado?

El criterio con el que trabajo, y el que esperan la mayoría de freelances de nuestro mercado, es que la prep técnica va a media tarifa de rodaje y la prep creativa o logística va a tarifa completa.

La media tarifa tiene sentido cuando el día es realmente corto: un 1st AC que pasa una mañana revisando el equipo de cámara, un gaffer que recorre la localización durante dos horas. La tarifa completa tiene sentido cuando el día es un día entero: una localización técnica de nueve a seis con el cliente en la furgoneta, una prueba de vestuario, un montaje de decorado.

Lo importante no es qué número elijas. Es que la tarifa esté acordada por escrito antes del trabajo, porque lo único que un freelance recuerda durante años es la sorpresa de una tarifa de prep más baja en la factura.

Los kit fees van aparte. Si un director de fotografía tiene un kit fee en su tarifa, se aplica a las jornadas de rodaje y a las jornadas de preparación en las que el material se usa de verdad, no a media jornada de localización.

Cuántas jornadas de preparación presupuestar por puesto

Esta es la pregunta que más me hacen, y la respuesta honesta es que escala con las localizaciones, el departamento de arte y el reparto, no con las jornadas de rodaje. Un rodaje de tres días en una sola oficina necesita menos prep que un rodaje de un día en el que se construye un decorado.

Esto es lo que reservo en Solvo para un spot típico de una o dos jornadas con una única localización construida o ambientada, como rejilla de partida que luego ajusto:

Reduce el trabajo a una jornada de entrevistas en la oficina del cliente y casi todas esas líneas se van a cero. Añade una segunda localización y un reparto de seis y las líneas de estilismo y arte se duplican antes de que se mueva nada más.

Si quieres una estructura donde colgar esto, la sección de equipo técnico de las plantillas gratuitas de presupuesto de producción de vídeo separa las columnas de preparación, rodaje y wrap por puesto, que es la disposición que hace evidente de un vistazo la prep que falta.

Cómo presupuestar el equipo en preparación y rodaje: ejemplo resuelto

Dos jornadas de rodaje, una localización ambientada en Varsovia, reparto pequeño, agencia en el set. Las tarifas de abajo son ilustrativas y sirven para enseñar el método; usa los números de tu mercado.

Convierto la preparación en jornadas equivalentes a tarifa completa para que la aritmética se siga leyendo. Una jornada de prep a media tarifa cuenta como 0,5.

Las jornadas de rodaje más el día de wrap del jefe de producción suman 12.650 €. La preparación suma 10.100 €. Eso es el 44 % del coste de equipo técnico metido en jornadas que el cliente nunca ve, en un trabajo que él tiene en la cabeza como «un rodaje de dos días».

Encima de eso añado una provisión de horas extra del 10 % solo sobre la mano de obra de rodaje: 12.650 € × 10 % = 1.265 €. Las jornadas de preparación rara vez se van a horas extra, así que aplicar un colchón sobre toda la línea de equipo solo infla el presupuesto. Total de equipo técnico: 24.015 €.

La línea del director de fotografía enseña la tarifa mixta: una jornada de localización a 900 € más una jornada de preparación de material a 450 €, que son 1,5 equivalentes a tarifa completa, y luego dos jornadas de rodaje a 900 €. 900 € + 450 € + 1.800 € = 3.150 €.

Viajes, wrap y la sexta jornada

Las jornadas de viaje son jornadas pagadas. La media tarifa es habitual, los dos tercios también, y la única respuesta mala es dar por hecho que son gratis porque nadie sostiene una cámara. Si alguien vuela el día antes, ese día es tuyo y no puede trabajar para nadie más.

Las dietas van aparte para el equipo que viaja fuera de casa, y el equipo local no las cobra. Pon la dieta en su propia partida en lugar de meterla dentro de la tarifa por jornada, porque si no acaba por accidente dentro de la base de tus honorarios de producción.

El wrap es el otro bloque olvidado. Alguien devuelve el atrezo, alguien persigue que el material vuelva a la casa de alquiler, alguien cuadra la caja chica. En la mayoría de nuestros trabajos eso es una jornada de jefe de producción y una jornada de desmontaje de arte. Dos partidas, unos 750 €, y son reales.

Las semanas de seis días merecen pensárselo antes de comprometerse. Te ahorras un día de alquiler de material y lo pagas con un equipo cansado y tarifas premium, que en planes cortos suele anular el ahorro.

Errores habituales

Presupuestar prep solo para el productor. Se da por hecho que el resto llega listo. Solución: pasa cada puesto de la lista de equipo por una columna de preparación y escribe cero donde sea cero, para que la decisión se vea en lugar de olvidarse.

Tarifa de prep acordada de palabra. Tú presupuestaste media tarifa, el gaffer factura la localización a tarifa completa y no tienes ningún documento. Solución: mete la tarifa de preparación en el correo de contratación, junto a la tarifa de rodaje y al tratamiento de las horas extra.

Prep que crece con las revisiones del cliente. El plan cambia dos veces, el director de arte compra dos veces, tú lo asumes. Solución: presupuesta la preparación contra un número concreto de jornadas y deja escrito en el presupuesto que las jornadas de prep adicionales se cobran a la tarifa indicada. Nuestra forma de plantearlo está en el artículo sobre cómo redactar un presupuesto que el cliente aprueba.

Prep escondida dentro de los honorarios de producción. Tus honorarios cubren tu estructura y tu beneficio. No cubren mano de obra freelance, y si entierras ahí la preparación te estás descontando dos veces. Mantén las dos cosas separadas, como en el desglose de dónde encaja el honorario de producción en un presupuesto.

Una tarifa media de equipo para todos los días. Multiplicar trece personas por una tarifa media y por el total de jornadas trabajadas te da una estimación rápida y equivocada, porque las personas con más preparación casi nunca son las de tarifa más alta. Solución: por puesto y por tipo de jornada.

Kit fees en jornadas de preparación. Es fácil dejarlos marcados cuando copias la lista de equipo del trabajo anterior. Solución: comprueba que los kit fees y los suplementos de vehículo solo caen en los días en que el material sale de verdad.

Que la rejilla no se pudra

Esto se salta porque construirlo a mano lleva veinte minutos en cada presupuesto, y los presupuestos se reescriben tres veces. Yo guardo en Vidaset valores por defecto por puesto para las jornadas de prep y el porcentaje de tarifa de preparación, así un trabajo nuevo arranca con la columna de prep ya rellena y lo que hago después es recortar. Recortar una rejilla ya poblada lleva dos minutos. Construirla desde cero con la fecha encima es como desaparecen los cuatro días del director de arte.

Una hoja de cálculo hace esto perfectamente siempre que la columna de preparación forme parte de la plantilla y no sea algo que tengas que acordarte de añadir. Si quieres el inventario completo de lo que va dentro del bloque de equipo técnico y alrededor, hay un recorrido partida a partida en todas las partidas de un presupuesto de producción de vídeo.

FAQ

¿Las jornadas de preparación se pagan a media tarifa o a tarifa completa?

La media tarifa es lo estándar para prep técnica corta, como revisiones de material o un paseo breve por la localización. La tarifa completa se aplica cuando el día es una jornada de trabajo de verdad: una localización técnica con el cliente, una prueba de vestuario, una jornada de construcción, una sesión de casting. Acuerda cuál se aplica antes de confirmar la contratación y déjalo escrito en el deal memo, junto a la tarifa de rodaje.

¿Cuántas jornadas de preparación presupuesto para un spot de dos días?

Para una única localización ambientada con reparto pequeño presupuesto en torno a 4 a 6 jornadas de productor, 1 a 2 para el 1st AD, el director y el director de fotografía, medio día para gaffer, grip, AC y maquillaje, y de 3 a 6 para el director de arte según la construcción. Sonido, eléctricos y runners, ninguna. Escálalo con las localizaciones y el departamento de arte, no con el número de jornadas de rodaje.

¿Le cobro al cliente las jornadas de preparación por separado?

Yo las enseño como partidas propias dentro del bloque de equipo técnico, con el número de jornadas y la tarifa a la vista. Un cliente que ve al director de arte facturando cuatro días de compras entiende el decorado que ha pedido, mientras que un bulto único marcado como «equipo» invita al recorte. El total es el mismo en ambos casos; la conversación es mucho más fácil cuando las jornadas tienen nombre.

¿Cuántas horas extra debería presupuestar sobre las tarifas por jornada?

Añado alrededor del 10 % de la mano de obra de rodaje como provisión de horas extra, y la aplico solo a las jornadas de rodaje. Las de preparación casi nunca se alargan lo suficiente para dispararlas. Si tus acuerdos son de jornadas cerradas de 12 horas, la provisión es menor, pero entonces aprieta con el objetivo de hora de wrap, porque la primera hora pasada de las 12 es la cara.

¿Las jornadas de viaje se cobran a tarifa completa?

Normalmente no. La media tarifa o los dos tercios son la práctica habitual para un día dedicado a llegar a la localización, con dieta aparte para el equipo que está fuera de casa. Lo que importa es que el día se pague, porque es un día que esa persona no puede vender a nadie más.