Plantilla de presupuesto de vídeo: todas las partidas

Qué tiene que hacer una plantilla de presupuesto de vídeo

Una plantilla no es una lista de deseos con todas las partidas que existen en el sector. Es una lista de comprobación que te obliga a decir «no» en voz alta a lo que no vas a comprar, para darte cuenta cuando se te olvida algo que sí.

La mía hace tres cosas: pone bien de precio el trabajo, aguanta que el cliente pregunte «¿y estos 2.740 € qué son?» y, después del rodaje, se convierte en un informe de costes real que me dice si acerté.

Esto último importa más de lo que se suele pensar. Un presupuesto que nunca concilias es una suposición que se repite sola. Yo guardo las tarifas por divisa en Vidaset, de modo que cada presupuesto nuevo arranca con los números reales del mes pasado y no con una cifra que recuerdo a medias de 2023.

Cómo estructurar un presupuesto detallado de vídeo

Los presupuestos de largometraje se dividen en above y below the line porque la financiación funciona así. En publicidad y corporativo me resulta más útil dividir por fases, porque es así como llegan las preguntas del cliente y como sale el dinero de la cuenta.

Seis bloques, en este orden:

Los pesos varían mucho de un trabajo a otro. Una pieza de dos talking heads en una sala de reuniones prestada no pone casi nada en talento y muchísimo en posproducción. Un spot de alimentación lo invierte. La gracia de tener bloques fijos es que puedes comparar este trabajo con el anterior y ver qué está deformado.

Debajo de esos seis van los recargos: seguros y administración, imprevistos y honorarios de producción. Mantenlos separados y bien visibles, aparte de los costes directos. El cliente que quiere recortar recortará de los bloques, y a ti te interesa que esa conversación no toque las líneas de honorarios.

Partidas de preproducción

Este es el bloque que todo el mundo presupuesta por debajo, porque la preparación no parece trabajo para quien no la ha hecho nunca.

• Jornadas de preparación del productor. Planificación, contratación de equipo, pedir presupuestos a proveedores, llamadas con el cliente. En un rodaje de dos días presupuesto entre dos y cuatro.
• Jornadas de preparación del director. Tratamiento, desglose de planos, asistencia al pre-light o a la localización técnica.
• Localizaciones. De media jornada a dos, más desplazamientos. Partida aparte, porque cuando el cliente añade una tercera localización tienes algo que señalar.
• Casting. Honorarios del director de casting o tu tiempo si lo haces tú, alquiler de sala, callbacks.
• Coordinación de producción. Órdenes de rodaje, cesiones de derechos, evaluación de riesgos y gestión de permisos. En trabajos grandes es una persona; en los pequeños es tu propio tiempo, y también cuesta.
• Preparación de arte y vestuario. Jornadas de compras, alquiler, devoluciones. Las devoluciones también se llevan un día.
• Documentos para el cliente. Diseño del tratamiento, moodboards, ilustración de storyboard si se encarga fuera.

Si vas a montar una hoja desde cero, se tarda menos partiendo de las plantillas gratuitas de presupuesto de vídeo y borrando lo que este trabajo no necesita. Borrar es una operación más segura que acordarse.

Equipo técnico: el bloque que mueve más dinero

Cada partida de equipo necesita un rol, un número de jornadas, una tarifa y una duración de jornada. Si te saltas la duración, lo que has contratado es una discusión.

Yo escribo cada línea como tarifa por jornada de 10 horas, con las horas extra anotadas a una tarifa horaria concreta a partir de ahí. Las jornadas de preparación y de viaje llevan su propia partida y su propia tarifa, normalmente una fracción de la jornada de rodaje para el equipo y tarifa completa para los jefes de departamento.

Un bloque de equipo típico en publicidad o corporativo:

• Director y, en las jornadas más grandes, ayudante de dirección
• Director de fotografía, foquista, segundo ayudante de cámara o DIT si ruedas multicámara o con mucho volumen de datos
• Gaffer, eléctrico, grip
• Técnico de sonido, microfonista
• Director de arte, ayudante de arte, estilista, peluquería y maquillaje
• Productor en set, auxiliar de producción, runner
• Fotógrafo de escena u operador de making of cuando el cliente quiere piezas para redes

Las dos partidas que más veces veo caer: un segundo ayudante de cámara en jornadas con mucho volumen de datos y un runner. Las dos acaban añadiéndose la mañana del rodaje, a tarifa de pánico.

¿Qué va en material y alquileres?

Divídelo por proveedor y no por departamento, porque así llegan las facturas y así las compruebas.

Equipo de cámara, paquete de iluminación y grip, equipo de sonido, material especial (gimbal, dron, slider, óptica probe) y transporte. Las casas de alquiler suelen facturar la semana como tres o cuatro días, así que un rodaje de dos días con una jornada de retomas puede costarte lo mismo que tres. Apunta esa lógica semanal en el campo de notas o perderás el ahorro por el camino.

Dos partidas que conviene dejar visibles: fungibles (gelatinas, cinta, pilas, lectores de tarjetas) y consumibles en set. Por separado son calderilla, pero no dejan de sumar. Yo presupuesto una cifra fija por jornada de rodaje en vez de detallarlo todo.

El dron y cualquier cosa que exija operador con licencia va como partida de servicio, con los honorarios del operador dentro, no como alquiler de material. Estás comprando un piloto, un seguro y unos permisos, no un aparato.

Localizaciones, viajes y las partidas que se olvidan

• Tasa de localización por jornada, más jornadas de montaje y desmontaje si cargas la noche anterior
• Permisos, cortes de calle, tasas de rodaje en espacios públicos
• Parking para los vehículos de unidad, que en el centro de una ciudad nunca es una tontería
• Catering: desayuno, comida, craft. Presupuesta por persona y jornada, y cuenta al cliente, a la agencia y al reparto, no solo al equipo
• Viajes: kilometraje del equipo, vuelos, trenes, taxis cuando se termina tarde
• Alojamiento y dietas cuando duermes fuera
• Seguridad, limpieza, generador y combustible
• Envíos y mensajería, incluidas las devoluciones de material

La partida que se olvida casi siempre es el cliente. Cuatro personas de la agencia delante del monitor comen, toman café y a veces necesitan hotel. Cuenta cabezas con honestidad al presupuestar.

Talento, derechos de uso y buyouts

Deja el caché y los derechos de uso en partidas separadas. El caché compra la jornada. Los derechos de uso compran el derecho a emitir la pieza en unos medios definidos, en un territorio definido y durante un periodo definido.

En mis trabajos los derechos van como porcentaje del caché diario o como cifra fija por territorio y plazo, según el mercado y el agente. Si el cliente quiere ampliar de doce meses a tres años después de la entrega, tener una partida aparte convierte eso en una cuenta sencilla y no en una renegociación de todo.

En este bloque también entran: figuración, comisión de agente, pruebas de vestuario, viajes del reparto y la voz en off con sus propios derechos de uso. Los derechos de la voz en off se olvidan constantemente porque la grabación parece un coste más de posproducción.

Partidas de posproducción explicadas

La posproducción es donde el calendario se estira sin hacer ruido, así que tarífala por la lista de entregables y no a ojo.

• Jornadas de montaje offline, incluidas las de visionado con cliente
• Número de rondas de revisión, por escrito. Dos incluidas, la tercera se factura
• Etalonaje, normalmente por jornada o media jornada
• Diseño de sonido, mezcla, alquiler de estudio
• Música: licencia de librería o composición, con el plazo de licencia alineado con los derechos del reparto
• Grafismo, títulos, rótulos, logo animado
• VFX, limpieza, retoque de piel, sustitución de pantallas
• Subtítulos, subtítulos para sordos, traducción y versiones en otros idiomas
• Versiones: máster 16:9, cortes en 9:16 y 1:1, 30 s, 15 s, 6 s
• Masterizado, especificaciones de entrega, archivo y almacenamiento

Las versiones son la partida que decide si la posproducción es rentable. Nueve entregables de un mismo rodaje no son un montaje: son un montaje y ocho sesiones más de reencuadre, reajuste de tiempos y exportación. Cada una lleva su propia cantidad en la hoja.

¿Cuánto pongo de imprevistos y de honorarios de producción?

Yo trabajo con un 5 a 10 % de los costes directos en imprevistos, según cuánto del trabajo se escapa de mi control. Una jornada de plató con guion cerrado está en la parte baja. Tres localizaciones, niños, meteorología y un cliente que todavía no ha aprobado el guion están en la parte alta.

Los honorarios de producción, en mi experiencia, van del 10 al 20 % de los costes directos: más bajos en presupuestos grandes, más altos en los pequeños y complicados. Ese es el margen de la empresa: mis gastos de estructura, mi riesgo, mi tiempo sacando esto adelante. No es un extra misterioso, y nunca he tenido un cliente que entienda de producción y proteste por una partida de honorarios bien explicada.

Seguros, legal y administración van por encima de los honorarios como costes reales: responsabilidad civil, cobertura de material, seguro de accidentes donde sea obligatorio, contratos y cesiones, comisiones bancarias o de cambio en trabajos transfronterizos. Si trabajas fuera, añade una partida para las comisiones de pago que asumes tú. Son dinero de verdad.

Ejemplo de desglose de un presupuesto de vídeo

Dos jornadas de rodaje para una pieza de marca, dos localizaciones, reparto pequeño, nueve entregables. Las tarifas en euros son ilustrativas y están para enseñar el método, no para fijar precio en tu mercado.

Equipo técnico y posproducción suman 11.600 € de 22.440 €, algo más de la mitad. Esa proporción es lo primero que miro cuando una cifra me chirría. Si la posproducción se queda por debajo del 15 % en un trabajo con nueve entregables, es que me he dejado algo.

Una cosa más sobre esta hoja: el cliente ve los totales por bloque, no cada fila, salvo que pregunte. Cuánto detalle enseñar y cómo redactar las condiciones son otro asunto, y lo cuento en cómo redactar un presupuesto de vídeo.

Errores habituales

Presupuestar las jornadas de rodaje y no las de preparación y recogida. Solución: cada partida de equipo lleva tres campos de cantidad (jornadas de preparación, de rodaje y de viaje), aunque dos de ellos sean cero. Un cero que has escrito tú no es lo mismo que un cero que se te ha olvidado.

Tarificar un entregable cuando el briefing pide nueve. Solución: pega la lista de entregables dentro del bloque de posproducción y dale a cada formato su propia partida con su cantidad antes de sumar nada.

Esconder los honorarios de producción dentro de las tarifas por jornada. Solución: una partida de honorarios aparte. Cuando el cliente quita una jornada de rodaje, tu margen no debería caer un tercio como efecto colateral.

Redondear el material a tarifa diaria cuando la casa de alquiler cobra semana. Solución: pide la tarifa semanal para todo lo que toque tres días, incluidas jornadas de retomas y de preparación.

Copiar la hoja del año pasado y quedarte con las tarifas del año pasado. Solución: concilia el real contra el presupuesto después de entregar y actualiza la lista de tarifas una vez, en un solo sitio, en lugar de dentro de cuarenta hojas de cálculo. Es buena parte de la razón por la que dejé de presupuestar en Excel; comparé las dos formas de trabajar, sin trampas, en Vidaset frente a una hoja de cálculo.

Ni divisa ni mención al IVA. Solución: indica la divisa, si las cifras son sin IVA y quién paga las comisiones bancarias, arriba del todo. En trabajos fuera de tu país, esa sola línea evita un malentendido del 20 %.

FAQ

¿Qué debe incluir como mínimo una plantilla de presupuesto de vídeo?

Seis bloques de coste (preproducción, equipo técnico, material, gastos de producción, talento, posproducción) y, debajo, seguros y administración, imprevistos y honorarios de producción como partidas separadas. Cada fila necesita cantidad, unidad, tarifa y total, para que la aritmética se vea en lugar de estar escrita a mano. Con menos que eso no puedes responder cuando el cliente pregunta «¿por qué sale esa cifra?».

¿Cuántos imprevistos debo meter en un presupuesto de vídeo?

Yo uso un 5 a 10 % de los costes directos. Los trabajos de plató con guion cerrado y equipo pequeño van en la parte baja. Las jornadas con varias localizaciones, meteorología, niños, animales o guiones sin aprobar van en la parte alta. Enséñalo como partida propia, para que el cliente entienda que es cobertura para lo imprevisto y no relleno escondido dentro de las tarifas.

¿El cliente tiene que ver todas las partidas del presupuesto?

Depende de quién sea el cliente. Las agencias y los equipos internos que encargan a menudo suelen querer el desglose completo, y dárselo genera más confianza de lo que cuesta prepararlo. Los clientes directos que compran su primer vídeo normalmente quieren totales por bloque con las condiciones bien explicadas, y una versión detallada disponible si la piden.

¿Cómo presupuesto varias versiones de la misma pieza?

Trata cada formato y cada duración como partida propia con su cantidad, nunca como «y los cortes para redes». Un máster de 60 segundos, tres cortes de 15 segundos y las versiones verticales de cada uno son siete entregables, y cada uno pide reencuadre, reajuste de tiempos, un pase de mezcla nuevo y una exportación nueva. Tarifa la primera versión a precio completo y las derivadas a una fracción, pero tarífalas.

¿Los presupuestos de vídeo corporativo usan la misma estructura que los de publicidad?

Los bloques son idénticos, cambian los pesos. El corporativo suele llevar menos coste de talento y derechos de uso, más tiempo de entrevista y de localización, y mucha más carga de versiones y subtitulado para distribución interna. Puedes partir de la misma hoja, o de una plantilla de presupuesto para vídeo corporativo que ya trae las partidas habituales puestas.