Template di budget video: ogni voce spiegata

Cosa deve fare un template di budget video

Un template non è la lista dei desideri con dentro tutte le voci esistenti nel settore. È una checklist che ti obbliga a dire «no» ad alta voce alle cose che non stai comprando, così ti accorgi quando ti sei dimenticato qualcosa che invece stai comprando.

Il mio fa tre cose. Prezza il lavoro nel modo giusto, regge quando il cliente chiede «e questi 2.740 € per cosa sono», e dopo le riprese diventa un consuntivo vero, così scopro se avevo ragione.

Quest'ultimo punto conta più di quanto la gente creda. Un budget che non riconcili mai è una stima che si ripete uguale. Io tengo le tariffe divise per valuta dentro Vidaset, così ogni nuovo preventivo parte dai numeri reali del mese scorso e non da una cifra del 2023 che ricordo a metà.

Come strutturare un budget di produzione video

I budget dei lungometraggi si dividono in above e below the line perché il finanziamento funziona così. Per spot e film corporate trovo più utile dividere per fase, perché è così che arrivano le domande del cliente ed è così che i soldi escono dal conto.

Sei blocchi, in quest'ordine:

Le quote cambiano moltissimo da lavoro a lavoro. Un film con due teste parlanti e una sala riunioni prestata ha quasi zero sul cast e tantissimo in post. Uno spot food ribalta tutto. Il senso dei blocchi fissi è che puoi confrontare questo lavoro con il precedente e vedere subito cosa è fuori scala.

Sotto questi sei stanno le maggiorazioni: assicurazione e amministrazione, imprevisti, fee di produzione. Tienile visibilmente separate dai costi diretti. I clienti che vogliono tagliare taglieranno dai blocchi, e ti conviene che le righe della fee restino fuori da quella discussione.

Le voci della pre-produzione

Questo è il blocco che tutti sottostimano, perché la preparazione non sembra lavoro a chi non l'ha mai fatta.

• Giornate di preparazione del produttore. Piano di lavorazione, ingaggio della troupe, preventivi dei fornitori, call con il cliente. Su due giornate di ripresa ne metto a budget da due a quattro.
• Giornate di preparazione del regista. Trattamento, shot list, pre-light o partecipazione al sopralluogo tecnico.
• Sopralluoghi. Da mezza giornata a due giornate, più i trasferimenti. Voce separata, perché quando il cliente aggiunge la terza location hai qualcosa da indicare col dito.
• Casting. Fee del casting director o tempo di autocasting, affitto sala, callback.
• Coordinamento di produzione. Ordini del giorno, liberatorie, valutazione rischi, rincorrere i permessi. Sui lavori grandi è una persona, su quelli piccoli è il tuo tempo e costa lo stesso.
• Preparazione scenografia e costumi. Giornate di acquisti, noleggi, resi. Anche i resi portano via una giornata.
• Documenti per il cliente. Impaginazione del trattamento, moodboard, illustrazione dello storyboard se la commissioni.

Se stai costruendo un foglio da zero, è più rapido partire dai template gratuiti di budget per la produzione video e cancellare quello che non serve. Cancellare è più sicuro che doversi ricordare tutto.

Troupe: il blocco che muove più soldi

Ogni riga di troupe ha bisogno di un ruolo, un numero di giornate, una tariffa e una durata della giornata. Se ometti la durata della giornata, la discussione è assicurata.

Io scrivo ogni riga come tariffa per giornata da 10 ore, con lo straordinario indicato a una tariffa oraria dichiarata oltre quel limite. Giornate di preparazione e di viaggio hanno righe e tariffe proprie, spesso una frazione della giornata di ripresa per la troupe, tariffa piena per i capi reparto.

Un blocco troupe tipico per uno spot o un corporate:

• Regista, aiuto regista nelle giornate più grosse
• Direttore della fotografia, 1st AC, 2nd AC o DIT se giri multicamera o con molti dati
• Gaffer, elettricista, grip
• Fonico, microfonista
• Scenografo, assistente scenografia, stylist, hair and makeup
• Produttore sul set, assistente di produzione, runner
• Fotografo di scena o operatore BTS quando il cliente vuole materiale per i social

Le due righe che vedo saltare più spesso: un secondo assistente operatore nelle giornate con tanti dati, e un runner. Entrambi vengono aggiunti la mattina delle riprese a tariffa da panico.

Cosa va in attrezzatura e noleggi?

Dividi per fornitore, non per reparto, perché è così che arrivano le fatture ed è così che le controlli.

Pacchetto camera, pacchetto luci e grip, kit audio, attrezzatura speciale (gimbal, drone, slider, probe lens) e trasporti. I noleggiatori di solito calcolano la settimana come tre o quattro giorni, quindi due giornate di ripresa più una di pickup possono costare quanto tre giorni. Scrivi la logica settimanale nel campo note, altrimenti il risparmio lo perdi.

Due righe da tenere sempre visibili: il materiale di consumo (gelatine, nastro, batterie, lettori di schede) e i consumabili sul set. Presi uno a uno sono piccoli, e non finiscono mai. Io metto a budget una cifra forfettaria per giornata di ripresa invece di dettagliare.

Il drone, e qualsiasi cosa richieda un operatore con licenza, va inserito come voce di servizio comprensiva del compenso dell'operatore, non come noleggio di attrezzatura. Stai comprando un pilota, un'assicurazione e dei permessi, non un apparecchio.

Location, trasferte e le voci che tutti dimenticano

• Fee di location a giornata, più giornate di allestimento e smontaggio se carichi la sera prima
• Permessi, chiusure stradali, diritti di ripresa per gli spazi pubblici
• Parcheggi per i mezzi, che in centro città non sono mai una sciocchezza
• Catering: colazione, pranzo, craft. Budget a testa per giornata, e conta il cliente, l'agenzia e il cast, non solo la troupe
• Trasferte: rimborsi chilometrici, voli, treni, taxi quando si smonta tardi
• Alloggio e diarie quando si dorme fuori
• Vigilanza, pulizie, generatore e carburante
• Spedizioni e corrieri, compresi i resi dell'attrezzatura

Quella dimenticata, quasi sempre, è il cliente. Quattro persone dell'agenzia davanti al monitor pranzano, bevono caffè e a volte hanno bisogno di un hotel. Conta le teste onestamente in fase di preventivo.

Cast, utilizzo e buyout

Tieni il compenso per la prestazione e il compenso per l'utilizzo su righe separate. Il compenso per la prestazione compra la giornata. Il compenso per l'utilizzo compra il diritto di far girare il film su media definiti, per un territorio definito, per un periodo definito.

Nei miei lavori l'utilizzo viene calcolato come percentuale della tariffa giornaliera oppure come cifra forfettaria per territorio e durata, a seconda del mercato e dell'agente. Se dopo la consegna il cliente vuole passare da dodici mesi a tre anni, una riga separata rende la cosa un semplice calcolo e non una rinegoziazione di tutto.

In questo blocco ci stanno anche: comparse, commissione dell'agente, prove costume, trasferte del cast e lo speaker con il suo utilizzo. L'utilizzo dello speaker viene dimenticato di continuo, perché la registrazione sembra un costo di post-produzione.

Le voci della post-produzione spiegate

La post è dove il piano di lavorazione si allarga in silenzio, quindi prezzala sulla lista delle consegne e non a sensazione.

• Giornate di montaggio offline, comprese le giornate di visione con il cliente
• Numero di giri di revisione, dichiarato. Due inclusi, il terzo a pagamento, messo nero su bianco
• Color grading, di solito a giornata o mezza giornata
• Sound design, mix, affitto studio
• Musica: licenza da libreria o composizione, con durata della licenza allineata a quella del cast
• Grafica, titoli, sottopancia, logo animato
• VFX, pulizie, beauty work, sostituzione schermi
• Sottotitoli, closed caption, traduzioni e versioni in lingua straniera
• Versioning: master 16:9, tagli 9:16 e 1:1, 30s, 15s, 6s
• Mastering, specifiche di consegna, archivio e storage

Il versioning è la voce che decide se la post è in utile. Nove consegne da un solo girato non sono un montaggio, sono un montaggio più altre otto sessioni di riquadratura, ritiming ed esportazione. Ognuna si prende la sua quantità sul foglio.

Quanti imprevisti e quanta fee di produzione aggiungere?

Tengo gli imprevisti tra il 5 e il 10% dei costi diretti, a seconda di quanta parte del lavoro è fuori dal mio controllo. Una giornata in studio controllata con copione bloccato sta in fondo alla forbice. Tre location, bambini, meteo e un cliente che non ha ancora approvato il copione stanno in cima.

La fee di produzione, nella mia esperienza, è tra il 10 e il 20% dei costi diretti: più bassa sui budget grandi, più alta su quelli piccoli e complicati. È il margine dell'azienda: le mie spese fisse, il mio rischio, il mio tempo per far funzionare la cosa. Non è un extra misterioso, e nessun cliente che mastichi di produzione mi ha mai contestato una riga di fee scritta chiaramente.

Assicurazione, legale e amministrazione stanno sopra la fee come costi veri: responsabilità civile verso terzi, copertura attrezzatura, assicurazione per i dipendenti dove serve, contratti e liberatorie, spese bancarie o di cambio sui lavori transfrontalieri. Se lavori all'estero, aggiungi una riga per le commissioni di pagamento che ti accolli. Sono soldi veri.

Un esempio di budget video dettagliato

Due giornate di ripresa per un brand film, due location, cast ridotto, nove consegne. Tariffe illustrative in euro, servono a mostrare il metodo e non a fissare un prezzo nel tuo mercato.

Troupe e post insieme fanno 11.600 € su 22.440 €, poco più della metà. È il rapporto che controllo per primo quando un numero mi suona storto. Se la post sta sotto il 15% su un lavoro con nove consegne, mi sono dimenticato qualcosa.

Un'ultima cosa su questo foglio: il cliente vede i totali di blocco, non ogni riga, a meno che non le chieda. Quanto dettaglio mostrare e come formulare le ipotesi di partenza è un mestiere a parte, e ne ho scritto in come scrivere un preventivo per la produzione video.

Errori frequenti

Mettere a budget le giornate di ripresa ma non quelle di preparazione e smontaggio. Rimedio: ogni riga di troupe ha tre campi quantità (giornate di preparazione, giornate di ripresa, giornate di viaggio), anche quando due su tre sono a zero. Uno zero che hai digitato è diverso da uno zero che hai dimenticato.

Prezzare una consegna quando il brief ne elenca nove. Rimedio: incolla la lista delle consegne dentro il blocco post e dai a ogni formato la sua riga con la sua quantità prima di sommare qualsiasi cosa.

Nascondere la fee di produzione dentro le tariffe giornaliere. Rimedio: una riga di fee separata. Quando il cliente taglia una giornata di ripresa, il tuo margine non deve crollare di un terzo come effetto collaterale.

Arrotondare l'attrezzatura a tariffe giornaliere quando il noleggiatore fattura a settimana. Rimedio: chiedi la tariffa settimanale su tutto ciò che tocca i tre giorni, giornate di pickup e di preparazione comprese.

Copiare il foglio dell'anno scorso tenendo le tariffe dell'anno scorso. Rimedio: dopo la consegna riconcilia il consuntivo con il budget, poi aggiorna il listino tariffe una volta sola, in un posto solo, invece che dentro quaranta fogli di calcolo. È gran parte del motivo per cui ho smesso di fare preventivi in Excel, e ho confrontato i due approcci senza sconti in Vidaset contro un foglio di calcolo.

Nessuna valuta e nessuna indicazione sull'IVA. Rimedio: scrivi in cima al foglio la valuta, se gli importi sono al netto dell'IVA e chi paga le spese bancarie. Sui lavori transfrontalieri questa singola riga evita un equivoco da 20%.

FAQ

Cosa deve contenere come minimo un template di budget video?

Sei blocchi di costo (pre-produzione, troupe, attrezzatura, spese di produzione, cast, post-produzione), poi assicurazione e amministrazione, imprevisti e fee di produzione come righe separate sotto. Ogni riga vuole una quantità, un'unità, una tariffa e un totale, così il calcolo è visibile e non digitato a mano. Con meno di così non riesci a rispondere a «perché viene questo numero» quando il cliente lo chiede.

Quanti imprevisti devo mettere in un budget video?

Io uso dal 5 al 10% dei costi diretti. I lavori in studio con copione bloccato e troupe ridotta stanno in basso. Le giornate su più location con meteo, bambini, animali o copioni non approvati stanno in alto. Mostrali come riga a sé, così il cliente capisce che sono copertura per l'imprevisto e non grasso nascosto dentro le tariffe.

Il cliente deve vedere ogni voce del budget?

Dipende da chi è il cliente. Agenzie e team interni che commissionano spesso vogliono il dettaglio completo, e darglielo crea più fiducia di quanto costi. I clienti diretti che comprano il loro primo film di solito vogliono i totali di blocco con le ipotesi esplicitate, e una versione dettagliata disponibile su richiesta.

Come metto a budget più versioni dello stesso film?

Tratta ogni formato e ogni durata come una riga a sé con la sua quantità, mai come «e i tagli per i social». Un master da 60 secondi, tre tagli da 15 secondi e le versioni verticali di ciascuno fanno sette consegne, ognuna con riquadratura, ritiming, un nuovo passaggio di mix e una nuova esportazione. Prezza la prima versione a tariffa piena e le derivate a una frazione, ma prezzale.

I budget dei video corporate usano la stessa struttura degli spot?

I blocchi sono identici, cambiano i pesi. Il corporate di solito porta meno costi di cast e utilizzo, più tempo di interviste e location, e un carico più pesante di versioning e sottotitoli per la distribuzione interna. Puoi partire dallo stesso foglio, oppure da un template di budget per video corporate che ha già dentro le voci tipiche.