Szablon kosztorysu produkcji wideo: każda pozycja po kolei

Co szablon kosztorysu produkcji wideo musi umieć

Szablon to nie lista życzeń ze wszystkimi pozycjami, jakie istnieją w branży. To checklista, która zmusza cię do powiedzenia na głos „nie kupuję tego”, dzięki czemu widzisz, kiedy o czymś zapomniałeś.

Mój robi trzy rzeczy. Wycenia robotę poprawnie, wytrzymuje pytanie klienta „a za co są te 2 740 €”, a po zdjęciach zamienia się w realny raport kosztów, więc wiem, czy miałem rację.

To ostatnie jest ważniejsze, niż się ludziom wydaje. Kosztorys, którego nigdy nie rozliczysz, to zgadywanka, która się powtarza. Stawki trzymam osobno dla każdej waluty w Vidaset, więc każda nowa wycena startuje z realnych liczb z zeszłego miesiąca, a nie z kwoty, którą mgliście pamiętam z 2023 roku.

Jak zbudować kosztorys produkcji wideo

Kosztorysy fabuł dzieli się na above i below the line, bo tak działa finansowanie. Przy reklamach i filmach korporacyjnych bardziej mi się sprawdza podział na etapy, bo w takiej kolejności przychodzą pytania klienta i w takiej kolejności pieniądze wychodzą z konta.

Sześć bloków, w tej kolejności:

Proporcje potrafią się przesuwać bardzo mocno. Film z dwiema gadającymi głowami i pożyczoną salą konferencyjną nie ma praktycznie nic w obsadzie i dużo w postprodukcji. Reklama jedzenia odwraca te proporcje. Sens sztywnych bloków polega na tym, że możesz porównać tę robotę z poprzednią i od razu widzisz, co odstaje.

Pod tymi sześcioma blokami siedzą narzuty: ubezpieczenie i administracja, rezerwa, koszt obsługi produkcji. Trzymaj je wyraźnie oddzielone od kosztów bezpośrednich. Klient, który chce ciąć, będzie ciął w blokach, a ty chcesz, żeby ta rozmowa nie dotknęła pozycji z obsługą produkcji.

Pozycje w preprodukcji

To blok, który ludzie zaniżają najczęściej, bo przygotowania nie wyglądają na pracę dla kogoś, kto nigdy ich nie robił.

• Dni przygotowań producenta. Harmonogram, bookowanie ekipy, zbieranie ofert, calle z klientem. Przy dwóch dniach zdjęciowych liczę dwa do czterech.
• Dni przygotowań reżysera. Treatment, lista ujęć, prelight albo obecność na rekonesansie technicznym.
• Scouting lokacji. Od pół dnia do dwóch dni plus dojazdy. Osobna pozycja, bo kiedy klient dorzuca trzecią lokację, masz na co pokazać palcem.
• Casting. Honorarium casting directora albo twój czas przy castingu własnym, wynajem studia, dogrywki.
• Koordynacja produkcji. Call sheety, zgody, ocena ryzyka, gonienie pozwoleń. Przy większych robotach to osobny człowiek, przy małych twój własny czas, który i tak kosztuje.
• Przygotowania scenografii i kostiumu. Dni zakupów, wypożyczenia, zwroty. Zwroty też zajmują dzień.
• Dokumenty dla klienta. Skład treatmentu, moodboardy, storyboard rysowany na zamówienie.

Jeśli budujesz arkusz od zera, szybciej będzie zacząć od darmowych szablonów kosztorysu produkcji wideo i skasować to, czego ta robota nie potrzebuje. Kasowanie jest bezpieczniejszą operacją niż przypominanie sobie.

Ekipa, czyli blok, przez który przechodzi najwięcej pieniędzy

Każda pozycja w ekipie potrzebuje roli, liczby dni, stawki i długości dnia. Pominiesz długość dnia i masz gotową awanturę.

Każdą pozycję zapisuję jako stawkę za dzień 10-godzinny, z nadgodzinami rozliczanymi po podanej stawce godzinowej powyżej. Dni przygotowań i dni przejazdowe mają własne linie i własne stawki, często ułamek dnia zdjęciowego dla ekipy i pełną stawkę dla szefów działów.

Typowy blok ekipy przy reklamie albo filmie korporacyjnym:

• Reżyser, 1st AD przy większych dniach
• Operator obrazu, 1st AC, 2nd AC albo DIT, jeśli kręcisz multicam lub masz dużo danych
• Gaffer, oświetlacz, grip
• Dźwiękowiec, boom operator
• Scenograf, asystent scenografa, stylista, charakteryzacja
• Producent na planie, asystent produkcji, runner
• Fotos albo operator BTS, kiedy klient chce materiały na social media

Dwie pozycje, które najczęściej widzę wywalone: drugi asystent kamery w dniach z dużą ilością danych i runner. Obie dopisuje się rano w dniu zdjęciowym, po panicznej stawce.

Co wchodzi w sprzęt i wynajem?

Dziel po dostawcach, nie po działach, bo tak przychodzą faktury i tak je sprawdzasz.

Pakiet kamerowy, pakiet światło i grip, zestaw dźwiękowy, sprzęt specjalny (gimbal, dron, slider, probe lens) i transport. Wypożyczalnie zwykle liczą tydzień jako trzy albo cztery dni, więc dwa dni zdjęciowe plus dzień dogrywek mogą kosztować tyle co trzy dni. Wpisz logikę tygodniówki w pole notatki, inaczej zgubisz oszczędność.

Dwie pozycje, które mają być widoczne: materiały eksploatacyjne (folie, taśmy, baterie, czytniki kart) i drobne zużywalne na planie. Pojedynczo są małe i nigdy się nie kończą. Budżetuję ryczałt na dzień zdjęciowy, zamiast rozpisywać pozycja po pozycji.

Dron i wszystko, co wymaga licencjonowanego operatora, wchodzi jako usługa z honorarium operatora w środku, a nie jako wynajem sprzętu. Kupujesz pilota, ubezpieczenie i zgody, a nie urządzenie.

Lokacje, podróże i pozycje, o których się zapomina

• Opłaty za lokacje za dzień, plus dni montażu i demontażu, jeśli wjeżdżasz wieczór wcześniej
• Pozwolenia, zamknięcia ulic, opłaty za zdjęcia w przestrzeni publicznej
• Parking dla pojazdów produkcji, który w centrum miasta nigdy nie jest drobiazgiem
• Catering: śniadanie, lunch, craft. Licz na głowę na dzień i policz klienta, agencję i obsadę, nie tylko ekipę
• Podróże: kilometrówki, loty, pociągi, taksówki po późnym zejściu z planu
• Noclegi i diety przy wyjazdach
• Ochrona, sprzątanie, agregat i paliwo
• Wysyłki i kurierzy, łącznie ze zwrotami sprzętu

Tą zapomnianą pozycją prawie zawsze jest klient. Cztery osoby z agencji przy monitorze jedzą lunch, piją kawę, a czasem potrzebują hotelu. Policz głowy uczciwie już na etapie kosztorysu.

Obsada, usage i wykupy

Trzymaj gażę za zdjęcia i opłatę za usage w osobnych pozycjach. Gaża kupuje dzień pracy. Usage kupuje prawo do emisji filmu w określonych mediach, na określonym terytorium, przez określony czas.

U mnie usage wycenia się jako procent dniówki albo kwotę ryczałtową za terytorium i okres, zależnie od rynku i agenta. Jeśli klient po odbiorze chce przedłużyć z dwunastu miesięcy na trzy lata, osobna pozycja zamienia to w prostą arytmetykę, a nie w renegocjację wszystkiego.

W tym samym bloku: statyści, prowizja agenta, przymiarki, dojazdy obsady i lektor z własnym usage. Usage lektora notorycznie wypada z kosztorysu, bo nagranie intuicyjnie wygląda na koszt postprodukcji.

Pozycje postprodukcji po kolei

Postprodukcja to miejsce, gdzie harmonogram po cichu puchnie, więc wyceniaj ją z listy materiałów końcowych, a nie na wyczucie.

• Dni montażu offline, łącznie z dniami oglądania z klientem
• Liczba rund poprawek, podana wprost. Dwie w cenie, trzecia płatna, czarno na białym
• Korekcja koloru, zwykle na dni albo pół dnia
• Sound design, miks, wynajem studia
• Muzyka: licencja z biblioteki albo kompozycja, z okresem licencji zgodnym z usage obsady
• Grafika, napisy, belki, animowane logo
• VFX, cleanup, beauty, podmiany ekranów
• Napisy, transkrypcje, tłumaczenia i wersje obcojęzyczne
• Wersjonowanie: master 16:9, skróty 9:16 i 1:1, 30s, 15s, 6s
• Mastering, specyfikacje dostawy, archiwum i przechowywanie

Wersjonowanie decyduje o tym, czy postprodukcja jest rentowna. Dziewięć materiałów końcowych z jednych zdjęć to nie jeden montaż, tylko jeden montaż i osiem kolejnych sesji przekadrowania, przecinania i eksportu. Każdy dostaje własną ilość w arkuszu.

Ile dać rezerwy i ile wziąć za obsługę produkcji?

Rezerwę liczę na poziomie 5 do 10% kosztów bezpośrednich, zależnie od tego, jak dużo w tej robocie jest poza moją kontrolą. Kontrolowany dzień w studiu z zamkniętym scenariuszem siedzi przy dolnej granicy. Trzy lokacje, dzieci, pogoda i klient, który jeszcze nie zaakceptował scenariusza, siedzą przy górnej.

Koszt obsługi produkcji to z mojego doświadczenia 10 do 20% kosztów bezpośrednich, mniej przy dużych kosztorysach, więcej przy małych i skomplikowanych. To marża firmy: moje koszty stałe, moje ryzyko, mój czas na prowadzenie tego wszystkiego. Nie ma w tym żadnej tajemnicy i nigdy nie spotkałem klienta znającego produkcję, który miałby problem z jasno opisaną pozycją.

Ubezpieczenie, obsługa prawna i administracja siedzą nad obsługą produkcji jako realne koszty: OC, ubezpieczenie sprzętu, ubezpieczenie pracodawcy tam, gdzie jest wymagane, umowy i zgody, opłaty bankowe i przewalutowania przy robotach zagranicznych. Jeśli pracujesz międzynarodowo, dopisz pozycję na opłaty, które bierzesz na siebie. To są prawdziwe pieniądze.

Przykładowy kosztorys produkcji wideo

Dwa dni zdjęciowe, film wizerunkowy, dwie lokacje, mała obsada, dziewięć materiałów końcowych. Stawki w euro są poglądowe, pokazują metodę, a nie cennik na twoim rynku.

Ekipa i postprodukcja razem to 11 600 € z 22 440 €, czyli trochę ponad połowa. Tę proporcję sprawdzam pierwszą, kiedy jakaś liczba wygląda podejrzanie. Jeśli postprodukcja schodzi poniżej 15% przy dziewięciu materiałach końcowych, to znaczy, że o czymś zapomniałem.

Jeszcze jedno o tym arkuszu: klient widzi sumy bloków, nie każdy wiersz, chyba że poprosi. Ile szczegółów pokazać i jak sformułować założenia, to osobne rzemiosło, o którym pisałem w tekście jak napisać wycenę produkcji wideo.

Najczęstsze błędy

Kosztorysujesz dni zdjęciowe, ale nie dni przygotowań i zwijania. Rozwiązanie: każda pozycja ekipy dostaje trzy pola ilości, dni przygotowań, dni zdjęciowe, dni przejazdowe, nawet jeśli dwa z nich są zerami. Zero, które wpisałeś, to co innego niż zero, o którym zapomniałeś.

Wyceniasz jeden materiał końcowy, kiedy brief wymienia dziewięć. Rozwiązanie: wklej listę materiałów końcowych do bloku postprodukcji i daj każdemu formatowi własną pozycję z własną ilością, zanim cokolwiek podsumujesz.

Chowasz koszt obsługi produkcji w dniówkach. Rozwiązanie: osobna pozycja. Kiedy klient tnie jeden dzień zdjęciowy, twoja marża nie powinna przy okazji spaść o jedną trzecią.

Zaokrąglasz sprzęt do dniówek, a wypożyczalnia liczy tydzień. Rozwiązanie: pytaj o stawkę tygodniową przy wszystkim, co dotyka trzech dni, łącznie z dogrywkami i przygotowaniami.

Kopiujesz zeszłoroczny arkusz razem z zeszłorocznymi stawkami. Rozwiązanie: po oddaniu projektu rozlicz koszty rzeczywiste względem kosztorysu, a potem zaktualizuj listę stawek raz, w jednym miejscu, zamiast w czterdziestu arkuszach. To w dużej mierze powód, dla którego przestałem robić wyceny w Excelu, a oba podejścia porównałem uczciwie w tekście Vidaset kontra arkusz kalkulacyjny.

Brak waluty i informacji o VAT. Rozwiązanie: na górze arkusza napisz, w jakiej walucie liczysz, czy kwoty są netto i kto płaci opłaty bankowe. Przy robotach zagranicznych ta jedna linijka chroni cię przed nieporozumieniem o 20%.

FAQ

Co szablon kosztorysu produkcji wideo musi mieć minimum?

Sześć bloków kosztowych (preprodukcja, ekipa, sprzęt, koszty produkcyjne, obsada, postprodukcja), a pod nimi ubezpieczenie i administrację, rezerwę i koszt obsługi produkcji jako osobne pozycje. Każdy wiersz potrzebuje ilości, jednostki, stawki i sumy, żeby arytmetyka była widoczna, a nie wklepana ręcznie. Jeśli będzie tego mniej, nie odpowiesz na pytanie „skąd ta liczba”, kiedy klient je zada.

Ile rezerwy wpisać w kosztorys wideo?

Biorę 5 do 10% kosztów bezpośrednich. Roboty studyjne z zamkniętym scenariuszem i małą ekipą są przy dolnej granicy. Dni na kilku lokacjach, z pogodą, dziećmi, zwierzętami albo niezatwierdzonym scenariuszem, są przy górnej. Pokaż rezerwę jako osobną pozycję, żeby klient rozumiał, że to zabezpieczenie na nieprzewidziane, a nie poduszka ukryta w stawkach.

Czy klient powinien widzieć każdą pozycję kosztorysu?

Zależy, kto jest klientem. Agencje i działy in-house, które zamawiają regularnie, często chcą pełnego rozbicia, a pokazanie go buduje więcej zaufania, niż kosztuje. Klienci bezpośredni, kupujący swój pierwszy film, zwykle chcą sum blokowych z rozpisanymi założeniami, z wersją szczegółową dostępną na życzenie.

Jak kosztorysować kilka wersji tego samego filmu?

Traktuj każdy format i każdy czas trwania jako osobną pozycję z własną ilością, nigdy jako „i skróty na social media”. Master 60-sekundowy, trzy skróty 15-sekundowe i wersje pionowe każdego z nich to siedem materiałów końcowych, z których każdy wymaga przekadrowania, przecięcia, nowego miksu i nowego eksportu. Pierwszą wersję wyceń po pełnej stawce, pochodne po ułamku, ale wyceń je.

Czy kosztorysy wideo korporacyjnego mają tę samą strukturę co reklamy?

Bloki są identyczne, różnią się wagi. Przy korporacji zwykle mniej kosztuje obsada i usage, więcej czasu idzie na wywiady i lokacje, a wersjonowanie i napisy do dystrybucji wewnętrznej ciążą mocniej. Możesz wystartować z tego samego arkusza albo z szablonu kosztorysu wideo korporacyjnego, który ma typowe pozycje już wpisane.