Modèle de budget de production vidéo : chaque poste expliqué

Ce qu’un modèle de budget de production vidéo doit faire

Un modèle n’est pas une liste de souhaits reprenant tous les postes qui existent dans le métier. C’est une checklist qui vous oblige à dire « non » à voix haute aux choses que vous n’achetez pas, pour que vous remarquiez celles que vous avez oubliées.

Le mien remplit trois fonctions. Il chiffre correctement le projet, il tient face à un client qui demande « c’est quoi, ces 2 740 € ? », et il se transforme en véritable rapport de coûts après le tournage, ce qui m’apprend si j’avais vu juste.

Ce dernier point compte plus qu’on ne le croit. Un budget qu’on ne rapproche jamais des dépenses réelles, c’est une supposition qui se répète. Je garde les tarifs par devise dans Vidaset : ainsi, chaque nouveau devis part des chiffres réels du mois dernier et non d’un montant dont je me souviens à moitié depuis 2023.

Comment structurer un budget de production vidéo

Les budgets de long métrage séparent above et below the line parce que le financement fonctionne ainsi. Pour la publicité et le film d’entreprise, je trouve plus utile de découper par phase : c’est dans cet ordre que les questions du client arrivent et que l’argent quitte le compte.

Six blocs, dans cet ordre :

Les proportions bougent énormément selon le projet. Un film d’interview avec deux personnes et une salle de réunion prêtée ne met presque rien en comédiens et beaucoup en postproduction. Une pub food fait exactement l’inverse. L’intérêt de blocs fixes, c’est de pouvoir comparer ce projet au précédent et de repérer ce qui sort du cadre.

Sous ces six blocs viennent les majorations : assurance et administratif, imprévus, frais généraux. Gardez-les visiblement séparés des coûts directs. Les clients qui veulent couper couperont dans les blocs ; mieux vaut que la discussion n’entame pas vos lignes de marge.

Les postes de préproduction

C’est le bloc que tout le monde sous-budgète, parce que la préparation ne ressemble pas à du travail pour qui ne l’a jamais faite.

• Jours de préparation producteur. Planning, réservation de l’équipe technique, demandes de devis fournisseurs, appels client. Sur un tournage de deux jours, j’en compte deux à quatre.
• Jours de préparation réalisateur. Note d’intention, découpage, prélight ou repérage technique.
• Repérages. D’une demi-journée à deux jours, plus les déplacements. Poste distinct, parce que le jour où le client ajoute un troisième décor, vous avez quelque chose à montrer du doigt.
• Casting. Honoraires du directeur de casting ou votre temps si vous faites le casting vous-même, location de studio, rappels.
• Coordination de production. Feuilles de service, autorisations de droit à l’image, analyses de risques, relances pour les autorisations de tournage. Sur les gros projets, c’est une personne ; sur les petits, c’est votre temps, et cela coûte quand même.
• Préparation déco et costumes. Jours de repérage d’achats, location, retours. Les retours prennent une journée aussi.
• Documents destinés au client. Mise en forme du traitement, moodboards, illustration du storyboard s’il est commandé.

Si vous partez d’une feuille blanche, il est plus rapide de démarrer avec les modèles de budget de production vidéo gratuits et de supprimer ce dont le projet n’a pas besoin. Supprimer est plus sûr que d’essayer de se souvenir.

L’équipe technique : le bloc qui déplace le plus d’argent

Chaque ligne d’équipe doit comporter un poste, un nombre de jours, un tarif et une durée de journée. Oubliez la durée de journée et vous vous préparez une dispute.

J’écris chaque ligne en tarif journalier sur une base de 10 heures, avec les heures supplémentaires indiquées à un taux horaire précisé au-delà. Les jours de préparation et de voyage ont leurs propres lignes à leurs propres tarifs, souvent une fraction d’un jour de tournage pour les techniciens, tarif plein pour les chefs de poste.

Un bloc équipe typique en pub ou en corporate :

• Réalisateur, 1er assistant réalisateur sur les grosses journées
• Directeur de la photographie, 1er assistant caméra, 2e assistant caméra ou DIT si vous tournez multicam ou avec beaucoup de données
• Chef électricien, électricien, machiniste
• Ingénieur du son, perchman
• Chef décorateur, assistant déco, styliste, coiffure et maquillage
• Producteur sur le plateau, assistant de production, runner
• Photographe de plateau ou opérateur making-of quand le client veut des contenus pour les réseaux

Les deux lignes que je vois sauter le plus souvent : un second assistant caméra sur les journées lourdes en données, et un runner. Les deux finissent ajoutés le matin du tournage, au tarif de la panique.

Que met-on dans le matériel et les locations ?

Découpez par fournisseur, pas par département, parce que c’est ainsi que les factures arrivent et ainsi que vous les vérifiez.

Pack caméra, pack lumière et machinerie, kit son, matériel spécial (gimbal, drone, slider, optique probe) et transport. Les loueurs facturent en général la semaine sur une base de trois ou quatre jours : un tournage de deux jours avec une journée de compléments peut donc coûter le prix de trois jours. Notez la logique hebdomadaire dans votre champ de commentaire, sinon vous perdrez l’économie.

Deux lignes à garder visibles : les consommables techniques (gélatines, gaffer, batteries, lecteurs de cartes) et les consommables de plateau. Pris un par un, ils sont minuscules, et ils ne s’arrêtent jamais. Je budgète un forfait par jour de tournage plutôt que de détailler.

Le drone et tout ce qui exige un opérateur licencié partent en ligne de prestation, avec les honoraires de l’opérateur dedans, pas en location de matériel. Vous achetez un pilote, une assurance et des autorisations, pas un appareil.

Décors, déplacements et les postes qu’on oublie

• Frais de décor par jour, plus les jours de montage et de démontage si vous chargez la veille au soir
• Autorisations, fermetures de rue, redevances de tournage sur l’espace public
• Stationnement des véhicules techniques, qui en centre-ville n’est jamais anodin
• Catering : petit-déjeuner, déjeuner, craft. Budgétez par personne et par jour, et comptez le client, l’agence et les comédiens, pas seulement l’équipe
• Déplacements : indemnités kilométriques, avions, trains, taxis pour les fins de journée tardives
• Hébergement et per diem quand vous dormez sur place
• Sécurité, nettoyage, groupe électrogène et carburant
• Transport et coursiers, retours de matériel compris

Celui qu’on oublie presque toujours, c’est le client. Quatre personnes de l’agence derrière le combo déjeunent, boivent du café et ont parfois besoin d’un hôtel. Comptez les têtes honnêtement dès le chiffrage.

Comédiens, droits d’utilisation et buyouts

Gardez le cachet de jeu et les droits d’utilisation sur deux lignes distinctes. Le cachet achète la journée. Les droits achètent la possibilité de diffuser le film sur des médias définis, pour un territoire défini, pendant une durée définie.

Sur mes projets, les droits sont chiffrés en pourcentage du cachet journalier ou en forfait par territoire et par durée, selon le marché et l’agent. Si le client veut passer de douze mois à trois ans après livraison, une ligne séparée transforme ça en simple calcul plutôt qu’en renégociation de l’ensemble.

Dans ce bloc aussi : la figuration, la commission d’agence, les essayages, les déplacements des comédiens, et la voix off avec ses propres droits. Les droits de la voix off passent constamment à la trappe parce que l’enregistrement ressemble à un coût de postproduction.

Les postes de postproduction expliqués

La postproduction, c’est là où le planning s’étire en silence. Chiffrez-la à partir de la liste des livrables plutôt qu’à l’intuition.

• Jours de montage offline, jours de visionnage client compris
• Nombre de tours de corrections, écrit noir sur blanc. Deux inclus, le troisième facturé
• Étalonnage, en général à la journée ou à la demi-journée
• Sound design, mixage, location de studio
• Musique : licence de catalogue ou composition, avec une durée de licence alignée sur les droits des comédiens
• Habillage graphique, titres, synthés, logo animé
• VFX, nettoyage, beauty, remplacements d’écrans
• Sous-titres, sous-titres incrustés, traduction et versions en langues étrangères
• Versions : master 16:9, déclinaisons 9:16 et 1:1, 30 s, 15 s, 6 s
• Mastering, spécifications de livraison, archivage et stockage

La gestion des versions est le poste qui décide si la postproduction est rentable. Neuf livrables issus d’un tournage, ce n’est pas un montage, c’est un montage plus huit sessions de recadrage, de recalage et d’export. Chacun reçoit sa propre quantité sur la feuille.

Quel montant d’imprévus et de frais généraux ajouter ?

Je mets 5 à 10 % des coûts directs en imprévus, selon la part du projet qui m’échappe. Une journée en studio maîtrisée avec un script validé est en bas de la fourchette. Trois décors, des enfants, la météo et un client qui n’a toujours pas validé le script sont en haut.

Les frais généraux représentent 10 à 20 % des coûts directs d’après mon expérience, plus bas sur les gros budgets, plus hauts sur les petits projets compliqués. C’est la marge de la société : mes frais de structure, mon risque, mon temps à piloter la chose. Ce n’est pas un supplément mystérieux, et je n’ai jamais vu un client qui connaît le métier contester une ligne de frais clairement nommée.

L’assurance, le juridique et l’administratif se placent au-dessus des frais généraux, comme des coûts réels : responsabilité civile, assurance matériel, responsabilité employeur quand elle est exigée, contrats et autorisations, frais bancaires ou de change sur les projets transfrontaliers. Si vous travaillez à l’international, ajoutez une ligne pour les frais de paiement que vous absorbez. C’est de l’argent réel.

Exemple de décomposition d’un budget de production vidéo

Deux jours de tournage pour un film de marque, deux décors, petite distribution, neuf livrables. Tarifs en euros donnés à titre d’illustration, pour montrer la méthode et non pour fixer un prix sur votre marché.

L’équipe technique et la postproduction réunies pèsent 11 600 € sur 22 440 €, un peu plus de la moitié. C’est ce ratio que je vérifie en premier quand un chiffre me semble bizarre. Si la postproduction est sous les 15 % sur un projet à neuf livrables, c’est que j’ai oublié quelque chose.

Une précision sur cette feuille : le client voit les totaux par bloc, pas chaque ligne, sauf s’il le demande. Quel niveau de détail montrer et comment formuler les hypothèses, c’est un autre savoir-faire, et j’en ai parlé dans comment rédiger un devis de production vidéo.

Erreurs courantes

Budgéter les jours de tournage mais pas la préparation ni le démontage. Correctif : chaque ligne d’équipe reçoit trois champs de quantité, jours de préparation, jours de tournage, jours de voyage, même quand deux d’entre eux valent zéro. Un zéro que vous avez tapé n’est pas un zéro que vous avez oublié.

Chiffrer un livrable quand le brief en liste neuf. Correctif : collez la liste des livrables dans le bloc postproduction et donnez à chaque format sa propre ligne avec sa propre quantité avant de totaliser quoi que ce soit.

Noyer les frais généraux dans les tarifs journaliers. Correctif : une ligne de frais à part. Quand le client supprime un jour de tournage, votre marge ne doit pas tomber d’un tiers par effet de bord.

Arrondir le matériel au tarif journalier quand le loueur facture à la semaine. Correctif : demandez le tarif hebdomadaire dès que vous atteignez trois jours, journées de compléments et de préparation comprises.

Reprendre la feuille de l’an dernier avec les tarifs de l’an dernier. Correctif : rapprochez les dépenses réelles du budget après livraison, puis mettez à jour la liste de tarifs une fois, à un seul endroit, plutôt que dans quarante tableurs. C’est en grande partie pour ça que j’ai arrêté de faire mes devis dans Excel, et j’ai comparé les deux approches honnêtement dans Vidaset face au tableur.

Aucune mention de devise ni de TVA. Correctif : indiquez en haut de la feuille la devise, si les montants sont hors taxes, et qui paie les frais bancaires. Sur les projets transfrontaliers, cette seule ligne évite un malentendu à 20 %.

FAQ

Que doit contenir au minimum un modèle de budget de production vidéo ?

Six blocs de coûts (préproduction, équipe technique, matériel, frais de production, comédiens, postproduction), puis l’assurance et l’administratif, les imprévus et les frais généraux en lignes séparées en dessous. Chaque ligne comporte une quantité, une unité, un tarif et un total, pour que le calcul soit visible et non saisi à la main. En deçà, vous ne pouvez pas répondre à « pourquoi ce chiffre ? » quand le client pose la question.

Quel pourcentage d’imprévus mettre dans un budget vidéo ?

J’utilise 5 à 10 % des coûts directs. Les projets en studio avec un script validé et une petite équipe sont en bas de la fourchette. Les journées multi-décors avec météo, enfants, animaux ou scripts non validés sont en haut. Affichez-les sur une ligne distincte pour que le client comprenne qu’il s’agit d’une couverture de l’imprévu, pas d’un matelas caché dans les tarifs.

Le client doit-il voir chaque ligne du budget ?

Cela dépend du client. Les agences et les équipes internes qui commandent régulièrement veulent souvent le détail complet, et le donner construit plus de confiance que ça ne vous coûte. Les clients directs qui achètent leur premier film veulent en général des totaux par bloc avec les hypothèses explicitées, et une version détaillée disponible sur demande.

Comment budgéter plusieurs versions d’un même film ?

Traitez chaque format et chaque durée comme une ligne à part avec sa propre quantité, jamais comme « et les déclinaisons réseaux ». Un master de 60 secondes, trois versions de 15 secondes et une verticale de chacune, ça fait sept livrables, chacun demandant un recadrage, un recalage, une nouvelle passe de mixage et un nouvel export. Chiffrez la première version au tarif plein et les dérivées à une fraction, mais chiffrez-les.

Les budgets de film d’entreprise suivent-ils la même structure que la pub ?

Les blocs sont identiques, les pondérations diffèrent. Le corporate porte en général moins de coûts de comédiens et de droits, plus de temps d’interview et de décor, et une charge de versions et de sous-titrage plus lourde pour la diffusion interne. Vous pouvez partir de la même feuille, ou d’un modèle de budget de film d’entreprise qui contient déjà les postes habituels.