Videokalkulation: Vorlage mit allen Positionen erklärt

Was eine Kalkulationsvorlage leisten muss

Eine Vorlage ist keine Wunschliste sämtlicher Positionen, die es in der Branche gibt. Sie ist eine Checkliste, die Sie zwingt, zu allem bewusst „nein“ zu sagen, was Sie nicht einkaufen. Genau dadurch fällt Ihnen auf, wenn Sie etwas vergessen haben, das Sie sehr wohl einkaufen.

Meine Vorlage erfüllt drei Aufgaben. Sie kalkuliert den Job richtig, sie hält der Frage stand, wofür hier 2.740 € stehen, und nach dem Dreh wird aus ihr eine echte Kostenkontrolle, damit ich sehe, ob ich richtig lag.

Der letzte Punkt wiegt schwerer, als die meisten erwarten. Eine Kalkulation, die Sie nie abgleichen, ist eine Schätzung, die sich selbst wiederholt. Ich pflege die Sätze pro Währung in Vidaset, so startet jedes neue Angebot mit den echten Zahlen vom letzten Monat und nicht mit einem Betrag, an den ich mich von 2023 noch halb erinnere.

Wie Sie eine Videokalkulation strukturieren

Beim Kinofilm trennt man above the line und below the line, weil die Finanzierung so funktioniert. Bei Werbefilmen und Corporate-Produktionen finde ich die Trennung nach Phasen nützlicher, denn so kommen die Fragen des Kunden und so verlässt das Geld das Konto.

Sechs Blöcke, in dieser Reihenfolge:

Die Anteile verschieben sich je nach Projekt massiv. Ein Talking-Head-Film mit zwei Personen und einem geliehenen Besprechungsraum hat fast nichts im Cast und viel in der Post. Bei einem Food-Spot ist es umgekehrt. Feste Blöcke haben den Sinn, dass Sie dieses Projekt mit dem letzten vergleichen können und sehen, was aus dem Rahmen fällt.

Unter diesen sechs Blöcken liegen die Aufschläge: Versicherung und Verwaltung, Unvorhergesehenes, Handlungsunkosten (HU). Halten Sie diese sichtbar von den direkten Kosten getrennt. Kunden, die kürzen wollen, kürzen in den Blöcken, und Ihre HU-Zeile soll von dieser Diskussion unberührt bleiben.

Positionen der Vorproduktion

Das ist der Block, den alle zu knapp kalkulieren, weil Vorbereitung für jeden, der sie nie gemacht hat, nicht nach Arbeit aussieht.

• Vorbereitungstage Producer. Disposition, Teambuchung, Angebote von Dienstleistern, Kundentelefonate. Bei zwei Drehtagen kalkuliere ich zwei bis vier.
• Vorbereitungstage Regie. Treatment, Shotlist, Teilnahme an Pre-Light oder Tech Recce.
• Motivsuche. Ein halber bis zwei Tage, plus Anfahrt. Eigene Position, denn wenn der Kunde ein drittes Motiv dazunimmt, haben Sie etwas, worauf Sie zeigen können.
• Casting. Honorar Casting Director oder Eigenzeit, Studiomiete, Recalls.
• Produktionskoordination. Dispo, Freigaben, Gefährdungsbeurteilungen, Genehmigungen hinterhertelefonieren. Bei größeren Projekten ist das eine Person, bei kleinen Ihre eigene Zeit, und die kostet trotzdem.
• Vorbereitung Ausstattung und Kostüm. Einkaufstage, Miete, Rückgaben. Rückgaben brauchen auch einen Tag.
• Kundendokumente. Treatment-Gestaltung, Moodboards, Storyboard-Illustration, wenn sie beauftragt wird.

Wenn Sie bei null anfangen, geht es schneller, von den kostenlosen Kalkulationsvorlagen auszugehen und zu löschen, was das Projekt nicht braucht. Löschen ist sicherer, als sich an alles erinnern zu müssen.

Team: der Block, der das meiste Geld bewegt

Jede Teamposition braucht eine Funktion, eine Anzahl Tage, eine Gage und eine Tageslänge. Fehlt die Tageslänge, haben Sie eine Diskussion gebucht.

Ich schreibe jede Position als Gage pro 10-Stunden-Tag, Überstunden darüber hinaus zu einem ausgewiesenen Stundensatz. Vorbereitungs- und Reisetage bekommen eigene Zeilen mit eigenen Sätzen, beim Team oft ein Bruchteil des Drehtags, bei den Heads of Department der volle Satz.

Ein typischer Teamblock für Werbe- oder Corporate-Produktionen:

• Regie, an größeren Tagen 1st AD
• DoP, 1st AC, 2nd AC oder DIT, wenn Sie multicam oder datenintensiv drehen
• Oberbeleuchter, Beleuchter, Grip
• Tonmeister, Tonassistenz
• Szenenbild, Ausstattungsassistenz, Styling, Maske
• Producer am Set, Produktionsassistenz, Runner
• Setfotograf oder BTS-Operator, wenn der Kunde Social Assets will

Die zwei Zeilen, die ich am häufigsten gestrichen sehe: eine zweite Kameraassistenz an datenintensiven Tagen und ein Runner. Beide werden am Drehmorgen nachgebucht, zum Panikpreis.

Was gehört in Technik und Miete?

Gliedern Sie nach Lieferant, nicht nach Gewerk, denn so kommen die Rechnungen und so prüfen Sie sie.

Kamerapaket, Licht- und Grip-Paket, Tontechnik, Spezialtechnik (Gimbal, Drohne, Slider, Probe-Objektiv) und Transport. Verleiher rechnen in der Regel eine Woche mit drei oder vier Tagen ab, ein Zweitagesdreh mit einem Nachdrehtag kostet also womöglich dasselbe wie drei Tage. Schreiben Sie die Wochenlogik ins Notizfeld, sonst verlieren Sie die Ersparnis.

Zwei Zeilen, die sichtbar bleiben sollten: Verbrauchsmaterial (Folien, Tape, Akkus, Kartenleser) und Verbrauch am Set. Einzeln sind die Beträge klein, in der Summe reißen sie nie ab. Ich kalkuliere einen Pauschalbetrag pro Drehtag, statt alles einzeln aufzulisten.

Drohne und alles, was einen lizenzierten Operator braucht, läuft als Dienstleistungsposition inklusive Honorar, nicht als Gerätemiete. Sie kaufen einen Piloten, Versicherung und Genehmigungen, kein Gerät.

Motive, Reisen und die Positionen, die vergessen werden

• Motivmieten pro Tag, plus Auf- und Abbautage, wenn Sie am Vorabend einrichten
• Genehmigungen, Straßensperrungen, Drehgebühren für öffentliche Flächen
• Parken für die Produktionsfahrzeuge, in der Innenstadt nie eine Kleinigkeit
• Catering: Frühstück, Mittag, Craft. Pro Kopf und Tag kalkulieren und dabei Kunde, Agentur und Cast mitzählen, nicht nur das Team
• Reisen: Kilometergeld, Flüge, Bahn, Taxis bei spätem Drehschluss
• Übernachtung und Spesen bei auswärtigen Drehs
• Security, Reinigung, Generator und Treibstoff
• Versand und Kurier, inklusive Technikrückgabe

Vergessen wird fast immer der Kunde. Vier Agenturleute am Monitor essen zu Mittag, trinken Kaffee und brauchen manchmal ein Hotel. Zählen Sie die Köpfe schon bei der Kalkulation ehrlich.

Cast, Nutzungsrechte und Buyouts

Halten Sie Gage und Nutzungshonorar in getrennten Positionen. Die Gage kauft den Tag. Das Nutzungshonorar kauft das Recht, den Film in definierten Medien, für ein definiertes Gebiet und für eine definierte Laufzeit auszuspielen.

Bei meinen Projekten kalkuliere ich die Nutzung je nach Markt und Agentur entweder als Prozentsatz der Tagesgage oder als Pauschale pro Gebiet und Laufzeit. Will der Kunde nach Lieferung von zwölf Monaten auf drei Jahre verlängern, wird daraus dank eigener Position eine einfache Rechenaufgabe statt einer Neuverhandlung des gesamten Angebots.

Ebenfalls in diesem Block: Komparsen, Agenturprovision, Anproben, Reisekosten für den Cast und das Voiceover mit eigenen Nutzungsrechten. Die Voiceover-Nutzung geht ständig unter, weil die Aufnahme nach reinen Postproduktionskosten aussieht.

Die Positionen der Postproduktion erklärt

In der Post dehnt sich der Zeitplan klammheimlich aus, kalkulieren Sie deshalb nach dem Lieferumfang und nicht nach Gefühl.

• Offline-Schnitttage, inklusive Tage mit Kundenabnahme
• Anzahl der Korrekturschleifen, ausgeschrieben. Zwei inklusive, die dritte kostenpflichtig, schriftlich
• Grading, meist tage- oder halbtageweise
• Sounddesign, Mischung, Studiomiete
• Musik: Library-Lizenz oder Komposition, Lizenzlaufzeit passend zur Cast-Nutzung
• Grafik, Titel, Bauchbinden, animiertes Logo
• VFX, Cleanup, Beauty, Screen Replacements
• Untertitel, Captions, Übersetzung und fremdsprachige Fassungen
• Versionierung: 16:9-Master, 9:16- und 1:1-Cutdowns, 30 s, 15 s, 6 s
• Mastering, Delivery-Specs, Archiv und Storage

Die Versionierung entscheidet, ob die Post profitabel ist. Neun Deliverables aus einem Dreh sind kein Schnitt, sondern ein Schnitt plus acht weitere Sessions mit Neuformatieren, Umtimen und Neu-Exportieren. Jede bekommt ihre eigene Menge in der Tabelle.

Wie viel Unvorhergesehenes und HU gehören dazu?

Ich rechne Unvorhergesehenes mit 5 bis 10 % der direkten Kosten, je nachdem, wie viel vom Projekt außerhalb meiner Kontrolle liegt. Ein kontrollierter Studiotag mit freigegebenem Drehbuch liegt am unteren Ende. Drei Motive, Kinder, Wetter und ein Kunde, der das Skript noch nicht freigegeben hat, liegen am oberen.

Die HU liegen nach meiner Erfahrung bei 10 bis 20 % der direkten Kosten, bei großen Kalkulationen niedriger, bei kleinen, komplizierten Projekten höher. Das ist die Marge der Firma: meine Gemeinkosten, mein Risiko, meine Zeit für die Steuerung des Ganzen. Das ist kein mysteriöser Zuschlag, und ich hatte noch nie einen produktionserfahrenen Kunden, der eine klar benannte HU-Position beanstandet hätte.

Versicherung, Recht und Verwaltung stehen über der HU als echte Kosten: Betriebshaftpflicht, Technikversicherung, gegebenenfalls Arbeitgeberhaftpflicht, Verträge und Freigaben, Bank- oder Währungsgebühren bei grenzüberschreitenden Projekten. Wer international arbeitet, setzt eine Position für die Zahlungsgebühren an, die er selbst trägt. Das ist echtes Geld.

Beispiel für eine aufgeschlüsselte Videokalkulation

Zwei Drehtage für einen Markenfilm, zwei Motive, kleiner Cast, neun Deliverables. Die Sätze in Euro sind illustrativ und zeigen die Methode, sie setzen keinen Preis für Ihren Markt.

Team und Postproduktion zusammen machen 11.600 € von 22.440 € aus, also gut die Hälfte. Dieses Verhältnis prüfe ich als Erstes, wenn sich eine Zahl falsch anfühlt. Liegt die Post bei neun Deliverables unter 15 %, habe ich etwas vergessen.

Noch eine Sache zu dieser Tabelle: Der Kunde sieht die Blocksummen, nicht jede Zeile, sofern er nicht danach fragt. Wie viel Detail Sie offenlegen und wie Sie die Annahmen formulieren, ist ein eigenes Handwerk, darüber habe ich in Angebot für Videoproduktion schreiben geschrieben.

Typische Fehler

Drehtage kalkulieren, aber keine Vorbereitungs- und Abbautage. Lösung: Jede Teamposition bekommt drei Mengenfelder, Vorbereitungstage, Drehtage, Reisetage, auch wenn zwei davon null sind. Eine Null, die Sie getippt haben, ist etwas anderes als eine Null, die Sie vergessen haben.

Ein Deliverable kalkulieren, obwohl das Briefing neun nennt. Lösung: Kopieren Sie die Liste der Deliverables in den Post-Block und geben Sie jedem Format eine eigene Zeile mit eigener Menge, bevor Sie irgendetwas summieren.

Die HU in den Tagessätzen verstecken. Lösung: eine eigene HU-Position. Wenn der Kunde einen Drehtag streicht, darf Ihre Marge nicht als Nebeneffekt um ein Drittel einbrechen.

Technik auf Tagessätze runden, obwohl der Verleih eine Woche berechnet. Lösung: Fragen Sie bei allem, was an drei Tage heranreicht, nach dem Wochensatz, Nachdrehtage und Vorbereitung eingeschlossen.

Die Tabelle vom letzten Jahr kopieren und die Sätze vom letzten Jahr behalten. Lösung: Nach der Lieferung Ist-Kosten gegen die Kalkulation abgleichen, dann die Satzliste einmal aktualisieren, an einer Stelle, statt in vierzig Tabellen. Das ist der Hauptgrund, warum ich Angebote nicht mehr in Excel mache, und ich habe beide Wege in Vidaset vs. Tabellenkalkulation ehrlich verglichen.

Keine Währung und keine Angabe zur Umsatzsteuer. Lösung: Schreiben Sie oben auf die Tabelle, in welcher Währung gerechnet wird, ob die Beträge netto sind und wer die Bankgebühren trägt. Bei grenzüberschreitenden Projekten verhindert diese eine Zeile ein Missverständnis in Höhe von 20 %.

FAQ

Was muss eine Kalkulationsvorlage mindestens enthalten?

Sechs Kostenblöcke (Vorproduktion, Team, Technik, Produktionskosten, Cast, Postproduktion), darunter Versicherung und Verwaltung, Unvorhergesehenes und HU als getrennte Positionen. Jede Zeile braucht Menge, Einheit, Satz und Summe, damit die Rechnung nachvollziehbar ist und nicht von Hand eingetippt wird. Mit weniger können Sie die Frage „warum steht da diese Zahl“ nicht beantworten.

Wie viel Unvorhergesehenes gehört in eine Videokalkulation?

Ich rechne mit 5 bis 10 % der direkten Kosten. Studiojobs mit freigegebenem Skript und kleinem Team liegen am unteren Ende. Tage an mehreren Motiven mit Wetter, Kindern, Tieren oder nicht freigegebenen Skripten liegen am oberen. Weisen Sie den Posten als eigene Zeile aus, damit der Kunde versteht: Das ist Absicherung für Unvorhergesehenes und kein Polster, das in den Sätzen versteckt ist.

Soll der Kunde jede Position der Kalkulation sehen?

Das hängt davon ab, wer der Kunde ist. Agenturen und Inhouse-Teams, die regelmäßig beauftragen, wollen oft die vollständige Aufschlüsselung, und sie offenzulegen schafft mehr Vertrauen, als es kostet. Direktkunden, die ihren ersten Film einkaufen, wollen meist Blocksummen mit ausformulierten Annahmen und eine Detailfassung auf Anfrage.

Wie kalkuliere ich mehrere Versionen desselben Films?

Jedes Format und jede Länge bekommt eine eigene Position mit eigener Menge, niemals ein pauschales „und Social-Cutdowns“. Ein 60-Sekunden-Master, drei 15-Sekünder und von allen eine vertikale Fassung sind sieben Deliverables, jedes mit Neuformatieren, Umtimen, einem neuen Mischungsdurchgang und einem neuen Export. Kalkulieren Sie die erste Version zum vollen Satz und die Ableitungen zu einem Bruchteil, aber kalkulieren Sie sie.

Haben Corporate-Produktionen dieselbe Struktur wie Werbefilme?

Die Blöcke sind identisch, die Gewichtung unterscheidet sich. Corporate-Projekte haben meist weniger Cast- und Nutzungskosten, mehr Interview- und Motivzeit und deutlich mehr Versionierung und Untertitelung für die interne Verteilung. Sie können von derselben Tabelle ausgehen oder von einer Kalkulationsvorlage für Corporate-Videos, in der die typischen Positionen schon stehen.