Preventivare la troupe: giornate di prep e di ripresa

Perché la prep sparisce dai preventivi

Le giornate di ripresa sono facili da contare. Il cliente approva due giorni, moltiplichi tredici persone per due giorni e hai un numero. La preparazione è più scomoda perché si distribuisce in modo irregolare: lo scenografo parte otto giorni prima, il gaffer passa mezza mattinata in location, il production manager lavora già da una settimana quando gli altri non hanno ancora ricevuto una telefonata.

È proprio questa irregolarità a farla sparire. Nessuno decide di sua volontà di assorbire venti giornate di lavoro pagato. Semplicemente non finisce mai in una voce.

Poi il lavoro arriva, lo scenografo fattura quattro giorni tra costruzione e reperimenti, e quei soldi escono dal tuo margine. La soluzione è meccanica. Ogni ruolo della lista troupe ha il suo numero di giornate di preparazione, anche quando quel numero è zero.

Che cosa conta come giornata di preparazione

Una giornata di preparazione è qualsiasi giornata in cui un membro della troupe lavora prima della prima giornata di ripresa, fatturata o no. Nella pratica è una lista corta di cose riconoscibili:

• Sopralluogo e sopralluogo tecnico, di solito regista, direttore della fotografia, gaffer e 1st AD insieme
• Preparazione dell'attrezzatura al service di noleggio, soprattutto camera e luci
• Sessioni di casting e prove costumi
• Costruzione scena, reperimenti, resi degli oggetti di scena
• Piano di lavorazione, spoglio, permessi, ordini del giorno e riunione di pre-produzione
• Prove trucco e parrucco, prove camera, lavoro sulle LUT

Non tutto viene pagato alla stessa tariffa, e per alcuni ruoli la prep è in realtà lavoro di produzione mascherato. Uno scenografo che cerca arredi per quattro giorni non sta facendo una versione ridotta del suo mestiere. Quello è il mestiere.

Tariffe per le giornate di prep: piene, a metà o forfait?

La convenzione con cui lavoro, e quella che la maggior parte dei freelance nel nostro mercato si aspetta, è che la prep tecnica vada a metà della tariffa di ripresa e la prep creativa o logistica vada a tariffa piena.

La mezza tariffa ha senso quando la giornata è davvero corta: un 1st AC che passa una mattina a controllare il pacchetto camera, un gaffer che gira una location per due ore. La tariffa piena ha senso quando la giornata è una giornata vera: un sopralluogo tecnico dalle nove alle diciotto con il cliente in furgone, una prova costumi, una costruzione.

La parte che conta non è quale numero scegli. È che la tariffa sia concordata per iscritto prima del lavoro, perché i freelance si ricordano per anni di una tariffa di prep più bassa comparsa a sorpresa in fattura.

I kit fee sono un'altra cosa. Se il direttore della fotografia ha un kit fee sulla sua tariffa, vale per le giornate di ripresa e per le giornate di prep in cui l'attrezzatura viene davvero usata, non per un sopralluogo di mezza giornata.

Quante giornate di prep mettere a preventivo per ruolo

È la domanda che mi fanno più spesso, e la risposta onesta è che la prep scala con le location, il reparto artistico e il cast, non con le giornate di ripresa. Tre giorni di ripresa in un solo ufficio richiedono meno preparazione di un giorno solo con una scena costruita.

Ecco quante giornate prevedo in Solvo Film per uno spot tipo di uno o due giorni con una sola location costruita o arredata, come griglia di partenza che poi aggiusto:

Riduci il lavoro a una giornata di interviste nell'ufficio del cliente e quasi tutte quelle voci vanno a zero. Aggiungi una seconda location e un cast di sei persone e le righe dello stylist e dello scenografo raddoppiano prima ancora di toccare il resto.

Se ti serve una struttura su cui appoggiare tutto questo, la sezione troupe dei template gratuiti di budget per la produzione video tiene separate le colonne prep, riprese e wrap per ogni ruolo, ed è proprio il layout che rende evidente a colpo d'occhio una prep mancante.

Come preventivare la troupe tra prep e riprese: un esempio concreto

Due giornate di ripresa, una location arredata a Varsavia, cast ridotto, cliente dell'agenzia sul set. Le tariffe qui sotto servono a mostrare il metodo, usa i numeri del tuo mercato.

Converto la prep in giornate equivalenti a tariffa piena, così i conti restano leggibili. Una giornata di prep a mezza tariffa vale 0,5.

Le giornate di ripresa più la giornata di wrap del PM fanno 12.650 €. La prep fa 10.100 €. Vale a dire il 44% del costo troupe nascosto in giornate che il cliente non vede mai, su un lavoro che lui considera «due giorni di riprese».

A questo aggiungo un accantonamento straordinari del 10% calcolato solo sul lavoro delle giornate di ripresa: 12.650 € × 10% = 1.265 €. Le giornate di prep raramente sforano, quindi applicare un cuscinetto su tutta la riga troupe gonfia solo il preventivo. Totale troupe: 24.015 €.

La riga del direttore della fotografia mostra la tariffa mista: un giorno di sopralluogo a 900 € più un giorno di prep attrezzatura a 450 €, cioè 1,5 equivalenti a tariffa piena, poi due giornate di ripresa a 900 €. 900 € + 450 € + 1.800 € = 3.150 €.

Viaggi, wrap e la sesta giornata

Le giornate di viaggio sono giornate pagate. La mezza tariffa è diffusa, i due terzi anche, e l'unica risposta sbagliata è dare per scontato che siano gratis perché nessuno ha una camera in mano. Se qualcuno arriva in volo il giorno prima, quella giornata è tua e lui non può lavorare per nessun altro.

Le diarie si aggiungono per chi viaggia fuori sede, e la troupe locale non le prende. Metti la diaria su una riga a sé invece di infilarla nella tariffa giornaliera, altrimenti finisce per sbaglio nella base di calcolo della tua fee di produzione.

Il wrap è l'altro blocco dimenticato. Qualcuno riporta gli oggetti di scena, qualcuno rincorre l'attrezzatura fino al noleggio, qualcuno chiude la cassa contanti. Nella maggior parte dei nostri lavori sono una giornata di PM e una giornata di smontaggio del reparto artistico. Due righe, forse 750 €, e sono reali.

Le settimane da sei giorni meritano un esame serio prima di impegnarti. Risparmi una giornata di noleggio attrezzatura e la paghi con una troupe stanca e tariffe maggiorate, cosa che sui piani brevi spesso annulla il risparmio.

Errori ricorrenti

Prep prevista solo per il produttore. Si dà per scontato che tutti gli altri arrivino pronti. Rimedio: fai passare ogni singolo ruolo della lista troupe in una colonna prep, scrivendo zero dove è zero, così la decisione resta visibile invece di finire dimenticata.

Tariffa di prep concordata a voce. Tu hai messo a budget la mezza tariffa, il gaffer fattura il sopralluogo a tariffa piena e tu non hai un documento. Rimedio: scrivi la tariffa di prep nella mail di booking, accanto alla tariffa di ripresa e al trattamento degli straordinari.

Prep che si allarga con le revisioni del cliente. Il piano cambia due volte, lo scenografo cerca due volte, tu assorbi. Rimedio: preventiva la prep su un numero di giornate dichiarato e scrivi nel preventivo che le giornate ulteriori sono addebitate alla tariffa indicata. Il modo in cui lo impostiamo noi è nell'articolo su come scrivere un preventivo che il cliente approva.

Prep nascosta dentro la fee di produzione. La tua fee copre costi di struttura e utile. Non copre il lavoro dei freelance, e se ci seppellisci dentro la prep ti stai scontando due volte. Tieni le due cose separate, come nell'analisi su dove si colloca la fee di produzione in un budget.

Una sola tariffa troupe media su tutte le giornate. Moltiplicare tredici persone per una tariffa media per le giornate lavorate totali ti dà una stima veloce e sbagliata, perché chi ha più prep raramente è chi ha la tariffa più alta. Rimedio: per ruolo, per tipo di giornata.

Kit fee sulle giornate di prep. È facile lasciarli spuntati quando copi la lista troupe del lavoro precedente. Rimedio: verifica che kit fee e noleggio mezzi cadano solo sulle giornate in cui l'attrezzatura è davvero fuori.

Come evitare che la griglia si sfaldi

Il motivo per cui questo passaggio si salta è che costruirlo a mano richiede venti minuti per ogni preventivo, e i preventivi vengono riscritti tre volte. In Vidaset tengo dei valori predefiniti per ruolo, giornate di prep e percentuale della tariffa di prep, così un lavoro nuovo parte con la colonna prep già compilata e io la sfoltisco. Sfoltire una griglia già piena richiede due minuti. Costruirne una da zero sotto scadenza è il modo in cui i quattro giorni dello scenografo spariscono.

Un foglio di calcolo va benissimo, a patto che la colonna prep faccia parte del template e non sia qualcosa che ti devi ricordare di aggiungere. Se vuoi l'inventario completo di cosa sta nel blocco troupe e intorno a esso, c'è una rassegna voce per voce in tutte le voci di un budget di produzione video.

FAQ

Le giornate di prep vanno pagate a metà tariffa o a tariffa piena?

La mezza tariffa è lo standard per la prep tecnica breve, come i controlli dell'attrezzatura e un giro veloce in location. La tariffa piena si applica quando la giornata è una giornata di lavoro vera: un sopralluogo tecnico con il cliente, una prova costumi, una giornata di costruzione, una sessione di casting. Decidi quale vale prima di confermare il booking e mettilo nel deal memo accanto alla tariffa di ripresa.

Quante giornate di prep devo preventivare per uno spot di due giorni?

Per una sola location arredata con un cast ridotto metto a budget circa da 4 a 6 giornate di produttore, da 1 a 2 per 1st AD, regista e direttore della fotografia, mezza giornata ciascuno per gaffer, grip, AC e trucco e parrucco, e da 3 a 6 per lo scenografo a seconda della costruzione. Fonico, elettricisti e runner zero. Scala con le location e il reparto artistico, non con il numero di giornate di ripresa.

Le giornate di prep si addebitano al cliente separatamente?

Io le mostro come voci a sé dentro il blocco troupe, con numero di giornate e tariffa in chiaro. Il cliente che vede lo scenografo fatturare quattro giorni di reperimenti capisce la scena che ha chiesto, mentre un unico importo a corpo marcato «troupe» invita alla sforbiciata. Il totale è lo stesso in entrambi i casi, ma la conversazione è molto più semplice quando le giornate hanno un nome.

Quanti straordinari devo mettere a budget sopra le tariffe giornaliere?

Aggiungo circa il 10% del lavoro delle giornate di ripresa come accantonamento straordinari, e lo applico solo alle giornate di ripresa. Le giornate di prep quasi mai si allungano abbastanza da farlo scattare. Se i tuoi accordi sono a 12 ore forfait, l'accantonamento è più piccolo, ma allora insisti sull'orario di wrap, perché la prima ora oltre le 12 è quella cara.

Le giornate di viaggio si pagano a tariffa piena?

Di solito no. Mezza tariffa o due terzi è la prassi per una giornata passata a raggiungere la location, con la diaria in più per chi è fuori sede. Quello che conta è che la giornata venga pagata, perché è una giornata che quella persona non può vendere a nessun altro.